公文写作文件夹公文发文字号的编写方法

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(五号字版)公文发文字号的编写方法：

一、发文字号的编写基本原则。发文字号中的机关或组织的代字，即表示发文机关或组织。机关有行政、政法、军事、企事业单位等性质的区别，层次隶属关系之分。因此发文字号的编写要系统、科学、明确，并固定使用。

二、发文字号的编写方法。发文字号中的机关代字、年份、该年度发文顺序号，三者缺一不可，也不能颠倒其先后的排列顺序。地、县机关以及相当于地、县级的企事业单位，其党委（纪委）、政府（行政）、工会、团委及党政办公室因工作需要都可以单独行文。现以“长江起重机厂”和“西北电业管理局”为例，说明具体编写方法。

1、机关、组织及其内部党政工团发文字号。首先取单位名称的第一个字，长江起重机厂既“长”字。若单位名称的第一个与其它单位相同，则取前2个字，如西北电业管理局与西南电业管理局的第一个字完全相同，都是“西”字，故取“西北”两字；其次再取表明单位（行业）属性（特征）的字，则应分别取“起”字与“电”字；接着冠以行文名义机关的简称，以党委名义行文，简称为“委”（党组为“党”，纪委为“纪”），行政为“厂”、“局”工会为“工”，团委为“团”，最后加上“发”字（代字一般不超过6个字），再接上年份（用六角括号括住）和该年发文的顺序号。顺序号不设虚位，前不加“第”字。这样“长江起重机厂”和“西北电业管理局”党、政、工、团的发文字号分别是： “长起委发〔2004〕12号”、“长起厂发〔2004〕10号”、“长起工发〔2004〕8号”、“长起团发〔2004〕9号”。 “西北电党发〔2004〕10号”、“西北电局发〔2004〕10号”、“西北电工发〔2004〕10号”、“西北电团发〔2004〕10号”。

2、发文字号中加注承办部门的代字。有的机关或组织发文数量大，为便于公文的上下对口处理和使用，可以在发


文机关或组织代字后加上承办部门的代字。党委办事机构，如组织部、宣传部承办，可编为“长起委组发”、“长起委宣发”、“西北电党组发”、“西北电党宣发”。行政业务职能部门如 “人事处”，可编为“长起厂人发”、“西北电局人发”。但在用印时应注意，不能使用承办部门的印章，而仍然使用党委（党组）和厂、局的印章，做到文件名称中的发文机关或组织名称与发文机关或组织的代字、文件标题的发文机关或组织、落款以及用印名称完全一致，做到“五统一”。 用党委、行政办公室的名义分别行文时，为了与用党委、行政名义行文而加的其它承办部门代字相区别，在发文代字最后不加“发”字，即为“长起委办”、“长起厂办”，“西北电党办”、“西北电局办”，最后分别加盖党、政办公室的印章，同样也要做到“五统一”。

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