几种常用文件的格式

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几种常用文件的格式





一、文件的形式

按文件来源分：1、发文：内部文件2、收文：外来文件 按行文关系分：1、上行文2、平行文3、下行文 按格式分：

1、 命令。重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员。（我们一般不用） 2、 决定。重要事项或行动做出安排，奖罚有关单位及人员成立、变更、撤销

某部门。 3、 通知。转发上级和不相隶属机关的工文，传达要求下级机关办理和需要有

关单位周知和执行的事项，任免人员， 4、 通报。表彰、批评、传达重要精神或情况。 5、 报告。向上级机关汇报工作，答复上级询问。 6、 请示。向上级机关请求、批准。 7、 批复。答复下级请求。

8、 函。平行或不相隶属机关间用此函，上级对下级答复。（编号在标题右上

方）

9、 会议纪要。记载会议情况和议定事项。与“会议记录”有区别。

10、 呈批件。是请示的一种。可以不用会议决定的，领导直接批准的事项。

二、行文的程序

各部门起草文件 部门负责人修改签字

办公室核定

有关部门或领导会签

领导签发

办公室编号登记

打印

发放



注意：

1、 承办文件的单位（部门）负责起草文件

2、 部门负责人议定要认真审核、修稿，不能出现差错，尤其是低级错误，不

要指望别人去给你改正。

3、 文件内容一事一议、一事一文。

4、 办公室（综合事务部）做好文件编号、登记。 5、 文件落款日期以领导签发日期为准。 需要做的基础工作

1、 各部门准备两个本子，一个收文登记本，一个发文登记本。

2、 综合事务部还要准备两个本子，一个行政，一个党工委登记本，负责全公

司的文件登记。

3、 综合事务部印刷呈批件及函件的文件空白纸（行政发文、党工委发文上行

文、下行文各一种）。



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三、文件的日期

1、文件的日期不能以文件起草日算起，必须按领导签发日期为准。

四、主题词

主题词是为了归类及今后检索方便而设定的。 1、主题词分三个层次：

第一层为分类词。不能做标准（主题词用）,只是对主题词进行分类。比如：一、综合。二、综合经济。三、基本建设。 第二层为类别词。如“文秘工作”“行政事务”“经济”“计划”“基建管理”等。 第三层为类属词。“文秘工作”包含哪些内容？这些内容就是类属词。比如：“公文”、“汇报”“建议”“转发”等。（分类词不可做主题词。类别词、类属词可做主题词）。

2、主题词的标注，最多不超过五个词。先标类别词，再标类属词。

3、主题词绝不是简单地从文件标题中挑选几个词就行了，而是反应你的文件所属的类别，想解决什么问题。

五、主送

主送是针对哪个单位、部门，文件不可针对个人；比如上行文：“集团公司”、“集团公司党委”、“工会”、“团委”，下行文：机关各部门（办事处、分公司）

六、抄送

抄送相对于“代问XX好”，文件内容涉及到哪些单位或者部门，需要要让他们知道。

七、转发文件

标题：上级下发文件，下级转发。

例：关于转发《集团公司关于XXX的通知》的通知，是可以的，只是略显啰嗦，还算通过得去。

但是，如果是上上级的文件，还用这种形式就变成：关于转发《xx关于转发关于、、、、、的通知>的通知》的通知。

所以要求大家用以下的格式：转发XX关于、、、、的通知；这个格式有以下几个注意点：

1、前面没有“关于”。 2、不用书名号。

3、“XX”是指最初发文单位。 4、“、、、、”是指原标题中所指的内容。

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