数字化人力资源管理系统

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数字化人力资源管理系统

摘要：随着社会的发展，公司对员工的素质要求也越来越高，企业之间的竞争也越来越强，随着信息化程度的不断提高，企业也在不断发展，对企业人力资源部门的要求也逐渐提升，需要从管理效率等诸多方面进行提高，要求管理人员从事务性工作中脱离出来，从事更多的管理分析和决策工作，发挥更大的价值，为企业创造更大的业绩。鉴于此，本文对数字化人力资源管理系统进行分析，以供参考。

关键词：数字化；人力资源；管理 引言

随着信息技术的发展，人力资源档案管理也逐渐往信息化、数字化的方向发展。但是在完善人力资源档案管理系统的同时，企事业单位也要打开管理思路，针对企业的实际需求设计档案管理系统的功能；同时加强培训力度，提高员工信息技术水平。总的来说，信息安全在人力资源档案数字化管理中的有效运用离不开完善系统本身和提高使用者技术水平两种措施；重要的是企事业单位能够打开管理思路，针对企业实际情况采取科学有效的措施，这也是解决企业其他管理问题的主要方式。

1人力资源档案数字化管理概述

我国越来越多的企业通过了解先进企业管理思想与管理措施对自身管理体系进行改革与创新。人力资源档案管理作为企业管理的重要组成部分，采用数字化信息系统开展管理工作，能够有效提高信息的录入、存档、调取等工作的效率，并且也能提高信息录入的准确性；同时利用管理系统的信息处理功能，还能对员工的各项信息进行分析和统计，为后期企业开展员工大数据分析提供了技术支持。 人工记录、存档、查阅是传统档案管理工作的特点，这些特点往往也决定着传统档案管理方式容易出错、资源利用率不高等问题。而数字化档案系统的建立，能够让使用者通过输入关键词的方式就精确查找到需要的信息性，相比传统档案管理模式，数字化档案系统的建立提供了更便捷、更快速的管理模式，提高档案馆工作效率。

2数字化人力资源管理系统建设的必要性

管理效率的提升需要通过更好的工具和手段进行解决，人力资源管理信息化是很好的方法。人力资源管理信息化能够很好帮助提升业务模式、规范操作、优化管理流程、固化管理要求。而数字化则在信息化的基础上，更加自动化和智能化，因此建设人力资源数字化管理系统是当前的迫切工作，并采用互联网技术，打造数字化人力资源管理系统，全方位的支撑了人力资源基础管理工作。下面将从人力资源管理的日常基础工作阐述数字化设计思路。 3人力资源档案数字化管理现状

3.1纸质档案数量巨大，中小企业档案管理认识欠缺

在我国，传统的档案管理模式已经运用了几十年，所以很多企事业单位都积累了大量的纸质档案；如果将这些档案转化为数字档案，需要投入大量的人力物力；另外，由于部分中小企业自身条件较差，很难拿出足够的资金建立起完善的人力资源档案数字化管理系统，企业缺少数字化的设备也没有对数字化档案管理形成一定的认识，这些企业只能利用人工管理的模式开展人事管理工作。 3.2档案管理人员信息技术水平欠佳

目前，我国仍有很多老一辈的档案管理人员在岗，这些档案管理人员信息技


术水平欠佳，导致数字化档案管理系统难以得到有效推广。另外，还有部分年轻的档案管理人员同样也没有掌握足够的信息技术，操作仍然不够熟练。由于操作失误而导致的信息丢失的事件频发。并且，很少有企业能组织人事管理人员学习档案管理信息技术，工作人员养成的不良操作习惯也得不到及时的矫正。及时企业引进了先进的档案管理设备与系统，由于这些问题的存在，数字化档案管理系统也很难充分发挥其作用，并降低了档案管理系统整体的安全性。 3.3档案基础管理薄弱

实现事业单位人力资源档案管理的数字化，需要必要的基础设备设施，但是，目前数字化背景下的事业单位人力资源档案管理设施设备较为薄弱。首先，缺乏必要的计算机等数字化设施设备，不具备进行数字化管理的基本硬件条件。其次，数字化工作对人力资源档案管理的标准化要求较高，但是传统人力资源档案管理较为散乱，严重缺乏数字化的基本条件，纸质档案的多样特征，无法满足现代数字化管理的实际需要。第三，网络传输能力较为有限，不仅人力物力资源被极大的浪费，而且影响了人力资源档案数字化推广效果，不利于发挥出软硬件设备的实际作用。

4人力资源档案管理数字化的对策 4.1建立完善的数字化系统

人力资源档案管理数字化是系统性的工程，不仅需要必要的硬件设施设备，而且还进行完善的系统设计，把人力资源数字化引入科学的发展轨道。首先，需要根据事业单位的实际情况，对人力资源档案管理系统进行总体设计，应当在管理系统类型，软件系统开发，档案录入等方面形成科学的程序及办法。其次，加强档案的安全管理工作能力，保证数字档案处在严密的监控之下，实现安全可靠的基本系统要求，注重采用多种形式对数字资源进行保护。第三，将办公系统与人力资源档案系统进行有效连接，实现数据信息查询功能，建立多种资源的衔接渠道。

4.2加强档案管理人员素质

档案管理人员的素质是实现数字化人力资源档案管理的重要因素之一，应当尽可能的提高管理人员的专业素质。首先，使档案管理人员熟悉数字化人力资源档案管理的操作方式方法，全面提高档案管理人员的数字化工作水平。其次，树立档案管理人员创新意识，不断提升档案管理人员的创新思维，丰富档案管理人员的知识体系，全面提高档案管理创新能力。第三，加强对档案管理人员的数字化知识的业务考核，注重总结相关工作经验，力求通过考核，全面提高档案管理人员水平。

4.3硬件软件双保险，提高系统安全性

在硬件设施上，可以建立起企业人力资源管理专用局域网，以避免外界非法用户的入侵，实现物理上的网络系统安全防护；另外，信息的传输可以采用加密的手段，提高信息传输的安全性，避免重要信息在传输途中被篡改和盗取；传统防火墙同样也是能够有效提高信息安全性的手段之一。在系统开发过程中，将这些措施的采用都能有效完善信息管理系统；将这样的系统引入人力资源档案管理工作中，将能进一步保证信息安全，也能有效提高人事管理工作的效率。 4.4加强培训力度，提高员工信息技术水平

加强培训力度是企业运营管理中老生常谈的话题，在现今企业发展过程中加强培训力度同样有着现实意义。企业开展信息技术培训过程中，要保持一个开放、积极的态度，保证培训内容的与时俱进，让员工能够接触到最新的档案管理理念


以及现代化的档案管理技术，在提高员工信息技术水平的同时，让员工养成良好的信息利用习惯，避免不必要的误操作导致的信息泄露和病毒入侵。 结束语

在人力资源档案中，往往记录着员工工作以来的表现，并体现着员工的工作能力，可见人力资源档案给企事业单位员工评价以及人事调动提供一定的参考作用。随着人们对信息技术认识的不断加深，数字化的人力资源档案管理体系逐渐建立起来。但是在实际工作中我们发现，数字化档案管理体系中存在许多的信息安全问题，这些问题的存在为企事业单位人事管理及员工个人隐私埋下隐患。 参考文献

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