如何进行制度编写

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如何进行制度编写



如何进行制度编写良好管理体系的建立和有效运作是企业生存和发展的永恒主题,我厂作为一个成长25年的企业，有着自己一套较为完整的管理体系，但实际工作中也一定程度上存在着职责不明确、程序不规范的现象。目前企业正处于转型时期，由单一企业向集团化发展，原有的管理模式已经不适应企业集团化发展的需求。正在进行的ISO9001质量管理体系认证工作，就是借助体系标准中质量管理的理念，来理顺我们企业的管理。具体地说，就是按照标准的要求明确每个部门、每个人的工作职责，根据职责需要哪些制度来规范各自的工作行为，如何更好地管好事和物，进一步明确每一件事由谁来管？如何管？管到什么程度？如何改进提高？。关于制度的编写，首先要明确9001质量管理体系的要求。我们所说的制度和规范也就是体系中的文件，作为部门为了建立好质量管理体系，将其形成文件，加以实施和保持并持续改进其有效性，应该做到：1.确定体系所需要哪些过程以及在整个组织中的作用，即要做好某件事情都有哪些流程环节以及每一个环节在整个过程中的重要性；2.确定上述过程的顺序和相互作用；3.确定进行上述过程所必须的准则和方法，确保上述过程得以运行，并得到有效的控制，即制度的具体内容和要求。4.确保有必要的资源和信息，以支持这些过程的运行和监视，也就是我们工作中的记录、各项监查等；5.过程中还应该有必要的监视、监测和分析；6.对整个过程要实时进行一些必要的措施，以进行持续改进。体系横向讲究P(策划)D(实施)C(监督检测)A(改进提高)，纵向讲究人、机(设备、工器具)、料(材料)、法(方法)、环(环境)，仔细结合我们的任意一项工作或者是制度，几乎都离不开这几项。以设备管理为例：怎么管理？(包括设备进厂入库、技术档案管理、试运、运行、检修维护、报废等)为什么要管(策划)管哪些设备(分门别类)谁来组织管理？设备管理监督(记录、表格、台帐等)改进提高上述图表中，每一个方框代表一个过程，我们在做文件制度时需要确定过程，并且确定先后顺序。具体这一个大的过程需要分几个文件制度要根据具体的管理过程来确定，每一个过程的作用或者目的需要在文件的开头部分描述一下。例如：前三个框图的内容比较少可以放在一个文件中进行规定，开头描述一下要求或目的，后面写具体的要求和规范，哪一类设备需要哪一部门管理，谁具体负责哪些管理等等。在每一个可实施的过程中都可能会涉及P-D-C-A和人、机、料、法、环，每一个环节里面有小的PDCA闭环管理,同样人、机、料、法、环也渗透在各个大小环节中。




9001体系主要引导我们怎么去做，而不是单纯的禁止、不要做。因此我们在编写一项制度的时候，首先要确定编写制度要达到什么样的目的，以及制度涉及的范围、明确各自的职责和具体的工作程序。编写制度要本着这样一个想法：让任何一名员工，只要遵照制度或规范就能做好自己的本职工作。(质量体系认证小组)

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