企业职能部门如何协调监控与服务的关系

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企业职能部门如何协调监控与服务的关系

作者：暂无

来源：《上海经济》 2015年第4期



文/ 刘栗 西南财经大学 张谱 上海市金山区人力资源社会保障局劳动监察大队

企业是部门的集合体，如果说企业是一辆车，那么部门就是这辆车的各个零部件。企业的管理工作正是借助各个部门来开展的。企业的职能部门职责的正确履行，对企业有效实施监管，提升企业经济效益和各项经营管理水平起着关键的作用。然而现如今，在很多公司中，很多职能部门，如人力资源部、行政部、采购部等职能管理部门，并没有正常有效地行使职权，有效地发挥其应起到的作用，无法平衡监控与服务的关系，给公司的快速发展带来很大问题。协调企业职能部门的监控与服务两项职能的关系，进而提高企业的管理能力，成了企业势在必行的一项工作。

职能部门简介

企业部门主要分为业务部门与职能部门。企业内部的生产、营销、物流部门属于企业直线业务增值部门，负责具体业务运作与生产实施；职能部门则是指企业中对下属单位具有计划、组织、指挥权力的部门，属于横向参谋辅助职能部门，在企业日常经营中拥有建议权、指导权和协调权。职能部门一直被认为是企业组织结构中较为稳固的部分，一般企业设立的六大职能部门包括：生产部、采购部、市场部、财务部、人事部以及行政部。各职能部门的具体作用是有区别的，如市场部负责市场调研与制订市场计划，人力资源部负责人力资源的开发与管理，生产型企业还会设立研发部门等以负责工艺技术标准的制订与创新等。

职能部门又因责任的不同划分为两个部分：计划、控制型职能部门和支持、服务型职能部门。计划、控制型职能部门通过制定计划、设定标准、程序、定额，建立规章制度等，参与控制企业各项活动。他们通过影响其他部门和其他人的工作来影响企业的运转，不直接参与企业管理。如生产管理、检验、财务等部门。支持、服务型部门主要负责提供间接的服务，法律事务、公共关系、行政事务和后勤保障等。他们的活动与企业的主要业务流程关系不大，在企业业务流程中，他们的活动属于“非增值活动”。

职能部门工作定位

职能部门在企业中的定位历来都是有争议的，有些观点认为职能部门应该主要作为服务提供者，为业务部门提供后端支持；另一些观点则认为职能部门参与企业管理，应组要作为监督方对其他部门的运作进行计划、控制。

随着市场经济的深入发展，越来越多的企业发现了内部管理的重要性，发展目光逐渐从外部机会转向了内部管理。加强管理控制的责任，自然就落在了职能部门身上。由于没有协调好监控与服务的关系，很多职能部门盲目地行使职权，成为业务部门需听命于它的权利机关，却忽视了职能部门作为服务提供者，为业务部门提供后端支持的服务作用。

企业加强管控，其核心目的是要提升组织的执行力，使组织能够更迅速、更一致地面对外部变化和进行战略调整。

将管控的职能赋予职能部门，不是单纯地赋予了权力，而是增加了责任。管控的本质不是要求职能部门管住哪个业务部门，而是在实施该项权利的同时，承担相应的责任，帮助业务部门更好地履行职责、做好工作。只有这样，才能更好地实现管控的初衷。职能部门在对业务部门存在的违章行为进行监督、纠正时，保证了整体利益的实现，同时也可以认为是对其他部门


的服务。从这个角度讲，管控本质上不仅仅是加强管理控制，更是提升服务，管理也是服务的一种表现形式和必要手段。如果职能部门过多地强调监督，而忽略其对应的服务工作，则会导致企业的日常运营工作受控过多，却没有相应的改进，企业的管理工作一样无效。当然，只重服务而忽视监督管理也是不可取的。如果职能部门忽视监督，则往往会导致企业的日常运营工作缺乏评价标准，企业的管理工作混乱无目标。因此，职能部门如何在日常工作中协调好监控与服务的关系是目前企业亟待解决的问题。

职能部门如何协调监控与服务的关系

加强职能部门影响力，而不是仅仅靠权力去进行管理监控——职能部门制定规范、章程并进行全程监督控制，并为公司战略目标的实现提供服务。职能部门与其他部门之间的关系并不是上下级之间的阶级关系，而是合作与服务的关系。监督、处罚等只是执行工作的方式，职能部门不应将企业赋予的权力视为理所当然，随心所欲地加以滥用，以居高临下的姿态对其他部门进行监管控制，而是应当及时为其他部门更好地响应企业的管理工作提出有价值、可行性高的建议，帮助其他部门遵守规章、制度。同时，通过自身的专业及服务不断增强影响力，从而获得其他部门的支持与认可，在相互支持的基础上，共同为提高企业的管理效率而努力。

企业职能部门应明确服务的对象——服务，要讲求效率，只有在服务的对象明确的前提下，才能确保职能部门的服务工作有的放矢。服务对象的不明确会导致职能部门疲于应对各方的需求，忙于兼顾各个产品线部门无止境甚至相互冲突的要求。这样一来，职能部门反而不能有效地为企业提供协助，做工作往往事倍功半。尽管有的时候企业的服务会通过服务于业务部门来实现，帮助业务部门提高工作效率，但是职能部门的服务实际上并非特指针对于哪一个部门，其实质上还是为了保证企业战略目标的实现。只有认清并做好这一点，职能部门才能高效率地做好服务工作，达到事半功倍的效果。

加强职能部门与其他部门的沟通，对职能部门进行全面有效的绩效考核——职能部门低效率的工作很大程度上是因为缺乏与其他部门的有效沟通。组织间缺乏有效地沟通，即使各个部门再优秀也只会是一盘散沙，而无法组成强大的整体。企业是整体，而不是零散的部分。试想，如果职能部门仅仅制定规范、发布指令，而没有及时接受由下到上的反馈，无法对自己的工作进行合理评估，自然会造成监控工作与服务工作之间的失衡。因此企业应建立完善的信息系统，及时传递各个部门提供的信息并定期进行反馈，从而增进部门间的理解、支持和配合，进而提高企业制度与政策的执行力。在此基础上，建立全面有效的绩效考核也是非常必要的。全面有效的绩效考核可以对职能部门的工作作出公平公正的评价，倘若辅以一定的奖励政策，则可以在一定程度上调动职能部门员工积极性，提高企业整体业绩。同时，绩效考核的结果也可以让职能部门了解到其工作中的薄弱环节，从而引导职能部门有针对性地改善工作方式，进一步完善自己的工作，为良好的企业管理工作奠定坚实的基础。

融服务于管理，建立服务管理型职能部门——服务管理型部门是指职能部门的各项工作以生产经营为中心，做到依法管理、制度科学、流程合理、办事高效。企业应根据自身营运特点有针对性地提高监控效率，建立服务管理型职能部门。在进行监督管理工作时，以尽量减少给被管理部门带来不必要的麻烦为前提，站在企业全局的角度，本着有利于提高工作效率的原则，主动向其他部门征求意见、建议和需求，结合本企业的实际特点，制定适合本企业的标准、政策，提高所制定规章制度的可操作性。从职能部门监督工作的源头——制度和流程出发，参考监督的对象的需求，对其进行梳理和简化，从而实现制度的科学性、流程的合理化，进而实现监督工作的高效化，更好地将职能部门的服务和管理相融合，实现两者的一体化。

职能部门的监控与服务应该是相辅相成的，无论偏重于哪一方都会造成不良的后果。只重服务而忽视了监控，企业的工作会混乱无秩序，无法明确责任承担方；监控过于严格而缺乏服务，易造成其他部门的抵触，反而会阻碍监控的进行。作为企业组织结构中的重要组成部分，


职能部门必须正确处理监控和服务的关系，将监控与服务有机地结合起来，保证企业健康、长久地发展。

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