文件管理规定

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文件管理规定

1. 目的

为确保对公司现有质量管理体系文件进行控制，使公司各相关部门所使用的文件为有效版本。

2. 适用范围

本程序适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3. 职责

3．1总经理负责批准发布《质量手册》及程序控制文件； 3．2管理代表负责审核《质量手册》及审批质量记录样表；

3．3办公室负责组织编写《质量手册》，并负责质量管理体系文件的归口管理； 3．4技检文件的编制、发放、管理由技检部负责； 3．5各部门负责相关文件的编制，使用和保管。 4.工作程序

4．1文件的编制审核、批准

4．1．1公司的质量管理体系文件在发布前必须得到相关人员的批准，以确保文件符合标准要求和公司实际。

4．1．2一般情况下《质量手册》由办公室负责组织相关部门和人员进行编写，经管理者代表审核，报总经理批准发布执行。

4．1．3程序控制文件（管理）由各职能部门根据其自身的实际和满足产品符合性、顾客的需要等要求编制，编制时应重点控制其可操作性。作业文件编写完成后，各部门领导审核后报总经理批准发布执行。

4．1．4技检文件由技检部负责编制，公司有关领导审批。

4．1．5质量记录样表由各部门负责编制，部门领导确认，管理者代表最终审批。 4．2文件的编号 4．2．1质量手册：

ZY/QM-2023-A/0 （公司代号/文件代号+发布年号 -版本） 4．2．2程序文件：

ZY/QP6.1-01 （公司代号/文件代号+质量管理体系章节-文件序列）

控制程序文件，这是由《质量手册》引出的文件，详见程序文件清单附件一，如有更新，请及时与办公室联系，经管理者代表确认。对于实操中的作业文件，不纳入程序文件编号序列，但要求各责任单位进行自我管理，按需求进行下发。 4．2．3质量记录：

ZY/JL7.1.3-01 （公司代号/记录代号+质量管理体系章节-文件序列）

记录编号，在同一控制程序文件下的质量记录，按最初确定顺序进行编码，重复质量记录取最先出现的编码，详见附件二，如有更新，请及时与办公室联系，经管理者代表确认。 4．2．4 外来文件采用原编号，具体见《外来文件清单》。 4．3文件的发放

4．3．1公司现有的文件分“受控”和“非受控”两大类。“受控”类文件是指公司内使用的与质量管理体系密切相关的文件，“非受控”文件是指发往外单位的体系文件。

4．3．2公司体系文件的发放由办公室负责，发放时应填写《文件发放、回收记录》。“受控”文件发放时一般应加盖“受控”印章，并编写分发号，但对“时效性”的文件，“公司的行政文件”、“外来文件”、“质量记录”等可不盖受控印章。“非受控”文件发放时，必须征得总经理/管理者代表同意，办公室登记。



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4．3．3公司技检文件的发放由公司技检部负责，发放时应填写《文件发放、回收记录》，根据情况确定是否加“受控”印章。 4．4文件的保存

4．4．1公司文件原稿由发放部门保存，其它各部门使用的文件均为复制件。文件复制必须经发放部门领导批准。

4．4．2办公室负责编制公司的《受控文件清单》发放各有关部门。

4．4．3文件使用者应妥善保存文件，任何人不得在“受控”文件上乱涂乱改，不得私自外借，确保文件的清晰，易于识别。

4．4．4若文件持有者的文件丢失或破损，应及时申请重新领用，但必须经管理者代表审批，因破损而重新领用的分发号不变，丢失而补发的文件应给予新的分发号。

4．4．5内部人员借阅文件时，应征得文件管理人员的同意，外部借阅时应征得管理者代表的同意，文件管理人员应做好借阅登记。 4．5文件的更改

4．5．1公司文件的更改由文件发放部门负责组织更改，并填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核，总经理批准后实施，更改后的文件必须做出相应的标识。质量记录的更改由部门领导提出申请，经管理者代表审批。

4．5．2所有被更改的原文件由办公室收回，以确保有效文件的唯一性。 4．6文件的作废与销毁

4．6．1所有失效或作废文件由发放部门及时从发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用。

4．6．2为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识。

4．6．3对要销毁的作废文件，由发放部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后销毁。 4． 7外来文件的控制

4．7．1办公室、技检部有侧重点地负责收集相关国际、国家、行业标准或法规的最新版本，编写《外来文件清单》，并分发到相关部门。 4．7．2收到外来文件的部门，需识别其适用性和有效性，交技检部备案并由其适时登记在《外来文件清单》中，每年进行一次再确认。 4．8文件的评审

4．8．1公司体系文件的评审在每年一次的管理评审会议上进行，外来文件、技术文件、质量记录的评审可随时进行，由发放/使用部门负责组织。

4．8．2经评审后不合适的文件或条款，按4.5，4.6的要求实施更改或作废与销毁。 5． 相关文件

5．1《质量记录管理规定》 5. 2控制（受控）文件清单 5. 3质量记录清单 6． 记录

6．1《文件发放、回收记录》 6．2《受控文件清单》 6．3《文件更改通知单》 6．4《文件销毁申请》

6．5《文件借阅复制记录》





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