公文格式的构成

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公文格式的构成

1、文头部分

文件分为红头文件和白头文件两种类型。红头文件指印有专门的文件版头，其版头的主体部分如文件头衔、间隔线等是红色的文件。红头文件代表单位的正式发文，是单位比较重要的文件。白头文件一般是琐碎事务性文件，或会议、法规文件，或因为单位小，很小发文，没有专门设计文件版头的单位的文件。红头文件的间隔线以上部分称为文头部分。但一些白头文件的标题部分会有和红头文件相同的一引起标识，故也习惯称之为文头部分。我们这里主要以红头文件的文头部分项目进行说明，白头文件可参考仿效。

公文的文头部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（即文件头衔）、发文字号、签发人等项目。 （1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，主要适用于保密文件，普通文件一般不加份数序号。其作用是登记、分送和清退文件时，可按号进行核对，以便明确责任，防止文件丢失。份号一般用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限

秘密等级，简称密级，是根据国家保密的规定对公文内容的保密程度所确定的等级，一般分为绝密、机密、秘密三个等级。对文件正确划分并标明密级，有利于保障秘密的安全，维护国家和单位的利益。

保密期限是指保密公文的保密时间长度。绝密事项一般不超过30年，机密事项不超过20年，秘密事项不超过10年。对保密公文标保密期限，既利于保密，也便于解密；既便于对保密公文的保管，也便于对保密公文的利用。

如需标识秘密等级，用3号黑体字，项格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字体如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级与保密期限之间用“”隔开。 （3）紧急程度

紧急程度是指公文送达和输的时间要求。紧急公文根据其紧急程度一般分为特急和急件。其中电报一般分为特提、特急、加急、平急。对文件正确划定并标办理时限，有利于督促公文办理部门和承办人对公文加急办理，保证文件的时效和有关事项得到迅速、及时的解决。 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字体如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。有的紧急文件，采用在文件标题的文种前进行标的方式，常用于通知中，如“关于XX的紧急通知”。 （4）发文机关标识

发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。例如，“上海市人民政府文件”是由机关全称加上文种构成，而“国务院文件”则是由规范化简称加上文件构成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。而《中国共产党机关公文处理条例》规定，各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请求，向上级机关请求、报告工作等，采用“中国共产党XX委员会（XX）”的形式，括号内填所用文种。 在一些地方性公文处理办法中，除了上述形式外，还有一些其他形式。例如，《河南省人民政府公文处理办法》规定，以省政府的名义由省长签署的向社会发布的规章，用“河南省人民政府令”形式；向国务院的请示、报告，提请省人大及其常委会审议的议案，对各地市、各部门请求的批复，与国务院各部门和各省、自治区、直辖市政府联系商洽工作，以省政府名义联系、通知、洽谈的一般性问题，用“河南省人民政府”的形式；省政府全体会议、常务会议、省长办公会议和专题会议决定的事项分别用“河南省人民政府全体会议纪要”、“河


南省人民政府常务会议纪要”、“河南省人民政府省长办公会议纪要”、“河南省人民政府专题会议纪要”的形式。由此可见，在实际使用过程中，发文机关标识是比较多样化的。 两个以上单位联合行文所使用的发文机关标识有两种情况：一种是使用主办单位的文头，即只标主办单位名称加上“文件”二字构成；另一种是印制联合行文文头，即联合行文的各机关名称上下排列，“文件”二字右侧居中。如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。 民族自治区域的单位，尤其是领导机关的发文机关标识，常将自治民族的文字和汉字两种文字并用印制，自治民族的文字排在上面或前面，汉字排在下面或后面，其标识内容与其他地区相同。

发文机关标识上边缘至版心边缘25毫米。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22毫米X15毫米。 （5）发文字号

发文字号简称为发文号、文号，是发文单位按发文顺序给所发文件编写的代码。给公文编发文字号，主要是为了便于公文的查问、处理及数量统计。编号的要求是正确地代表主办单位，可以作为查找和引用公文时的代号。

发文字号的结构一般由发文机关代字、年份和序号三部分组成。

机关代字是机关名称中最具特征、最精练、最集中代表机关的字，是机关名称的最具特征、最精练、最集中的概括。例如国务院的机关代字是“国”，国务院办公厅的机关代字是“国办”。地方机关的机关代字一般由地区代字加机关业务性质组成，如河南省人民政府的机关代字是“豫政”，“豫”，“政”代表人民政府。确定机关代字时，应避免不同机关的雷同。例如“计划委员会”、“计划生育委员会”、“计量局”三单位的代字就不能同时单选“计”字，否则，在引用发文字号时，就容易混淆。而一个单位的机关代字一旦确定，就不能轻易变更。如若同一机关的代前后不同，就会影响代字本身应具备的识别功能，失去代字的意义。 在有的发文字号中，不仅有机关代字，还有机关发文的承办部门的代字。如以河南省教育厅的名义所见即所得公文，有机关代字是“豫教人”的，其中的“人”字就是河南省教育厅人事处在河南省教育厅的部门代字。机关代字标注为“豫教人”即谓此文件为河南省教育厅人事处承办。这样做的好处是：一是显示承办部门，便于处理有关问题时联系；二是标明文件的性质，便于发文数量的分类统计。不足之处是容易和以同部门名义制发公文时的代字混淆，即以河南省教育厅人事处的名义制发公文时，机关代字也是“豫教人”。

发文字号遵从一文一号的习惯，所以，联合行文的发文字号，只标主办单位的即可，这样比较便于文件登记和引用。

发文机关标识下空两行，用3号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号【】括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 （六）签发人

签发人是指代表单位或部门同意文稿印发并在正本上签名表示对文件内容负责的人员。《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日）中规定，上报的公文需标识签发人。在文件上标识签发人是为了便于联系和明确责任。因为在一个机关内，除了正职以外，往往还有协助正职工作的副职首长。这些副职首长往往分管某一方面的工作，关于该方面的工作一般由负责该项工作的首长或副职首长签发。只有注明实际签发人，才便于外部联系和明确责任。 签发人的标注位置是平等排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名，即“签发人：XXX”的样式。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位自己人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后通牒一个自己人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。这里的红色反线，又被称为


间隔线，是文头部分与主体部分的分界线。其位置在发文字号、签发人之下，标题之上。一般用红色印刷。目前有通线“——”和一断线中加五星“——★——”两种形式。红色反线与版心等宽。 2、主体部分

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