行政公文制作规定(九)

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常用行政公文制作规定

—管理培训系列课程之七 讲师：张桂龙

一、 行政公文制作标准：

1、公文标题：公文标题应尽可能准确、简要地概述公文的主要内容，并题文相符。 2、公文编号：行政公文都应予以编号。 3、 行政公文都应明确说明发文单位、发文人。

4、 行政公文应明确说明受文单位、受文人及副本发送单位。 5、行政公文若篇幅较长，需分页拟稿时，应按顺序注明页码。

6、行政公文拟稿完成后，须经相关部门主管审核、核准，然后可以发送。

二、 行政公文之表达：

1、行政公文概念要清楚，每个概念都应有准确含义。 2、行政公文要注意语言逻辑性，主次分明、详略得当。

3、行政公文内容和外延限制恰当，不会产生歧意，应无多种解释，无漏洞。 4、要注意叙述准确，提法、分寸要准确。

5、公文用语要平实、质朴，坚持大众化，能够让受文人较易读懂。

6、行政公文用语须端庄，一些感情色彩较浓的用语在行政公文中是不适宜的。 7、行政公文用语要简洁：

A行政公文注意使用综合性，概括性强的句子，尽可能言简意赅。 B行政公文注意多用短句，尽量少用长句。

8、 公文中可以使用一些长期实践中形成的合乎文书要求的惯用语。

A称谓用语：第一人称“本、我”，第二人称“贵、你”第三人称“该”

B开端用语：兹、查、谨悉、阅悉、电悉、顷悉、顷闻、根据、为了、按照、关于等。 C经办语：经、业经、兹经。

D结尾语：为盼、为要、特此通知、特此通告、特此报告、望遵照执行zz等。 E其它：届时、事宜、拟予、以期、鉴于等。 9、行政公文写法：

A行政公文主题要明确，要解决和说明什幺问题，务必表述清楚。

B一个行政公文最好有一个主题，不可以把好多问题集中在一块写，这样会贻误主要问题的解决。

C行政公文支持主题的材料必须确凿、充分予以说明问题。

D行政公文注意结构清晰、层次清楚、段与段之间联系是否紧密，首尾是否照应，过渡是否自然。 三、常见行政公文

1、通知：指一定范围内晓喻某一事项的公文。

A公司范围的通知由文件室负责发布，存盘，各部门内部通知由各部门发布、存盘。 B 通知编码规则：公司简称+年份+流水号

2、通告：通告指在全公司范围内发布的必须遵守和知晓的公文。

A通告由文件室负责发布、存盘。 B 通告编码规则：同“通知编码规则”

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3、公告：公告指在公司范围内发布的具有强制性的公文。

A公告由文件室发布，存盘。

B 公告编码规则：同“通知编码规则”

4、报告申请书：报告申请书指下级向上级汇报工作，反映情况，提出建议回答上级询问，向上级请求

指示、批准的公文。

5、联络单：联络单指不相隶属关系的部门的之间相互洽谈工作、询问、答复问题，向有关部门主管请求批准的公文。

6、会议记录：会议记录指记载和传达会议情况和议定事项之公文。

A会议主持人认为必要指定人员做会议记录。

B会议记录应记载会议主题、主持人、会议地点、会议时间、与会人员等事项。 C会议记录编码规则：同“通知编码规则”; D会议记录种类：记事性和任务性两种 7、体系文件的制作

A一个正式文件由封面页、目录页、正文内容及更改记录页构成。 a封面页格式(必选):封面起到保护文件的作用。

b 更改记录格式(必选):更改记录是质量管理持续改进的客观证据之一。 c目录页(可选):内容和页数较多的文件，必须有目录页；单个文件及页面较少的

文件不需要目录页。

d正文内容构成(必选):

一、目的:阐明编制该文件的目的和意义。 二、范围:规定文件适用的5W1H范围。

三、职责:文件所涉及的部门及人员的职责，如编制、实施、检查等责任部门及人员。 四、工作程序:文件的主体部分，阐述特定人员(WHO)采用什么方法或措施(HOW)在规定的时间

(WHEN)或地点(WHERE)完成特定的工作(WHAT)，并得到相应的结果(如生产出产品，提供服务，形成记录等)，作为已实施该过程的依据。

五、相关文件:列出本文件所引用或涉及的其它文件的名称等相关信息。 六、相关记录:列出执行文件所需的相关扶持性文件、表单、记录等内容。 七、记录保存:规定实施文件所形成的记录的保存单位、保存期限等内容。

四、行政公文管理要求

A行政公文核稿完成后应放于卷宗内由相关主管审核、核准。 B行政公文发送单位由拟案单位决定，并于公文中明确注明。 C各部门行政公文由收发统一编号、发送。 D收文单位收发应于行政公文背面签名，以示收文。 E行政公文原稿由拟案单位存盘保存。

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