公文写作格式基本知识

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公文写作格式基本知识

:本章节主要介绍公文写作格式的:份号、密级和保密期限、紧急 程度、发文机关标志、发文字号、签发人、会签、内部会签、外部 会签.

一、 份号：

原称“份数序号”.份号是指将依据同一文稿印制若干份时对每 份公文的顺序编号，其作用便于登记查找、统计、清退.根据公文法 规和公文格式国家标准的规定，如需标注份号,一般用6位3号阿拉 伯数字，顶格编排在版心左上角第一行.数字前面可编虚位（如 000001）.

二、 密级和保密期限：

密级是秘密等级的简称,系指公文的机密程度的等级，是公文格式 的项目（要素）标记之一.密级分作三级:第一，绝密公文，是指涉及 国家核心秘密的内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特 别严重的损害.第二，机密公文,是涉及国家重要秘密内容的文件,一 旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害.第三，秘密公文，是涉 及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一 定的损害.保密期限是发文机关根据文件内容密级和需要而确定的文 件保密时限.如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排 在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注.

三、 紧急程度：

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出 处理的时限要求.它也是法定公文格式的组成项目之一.根据紧急程 度,紧急公文应当分别标注”特急”“加急”，电报应当分别标注 “特提”“特急” “加急”“平急”.如需标注紧急程度，一般用3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密 期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上 而下分行排列.


四、发文机关标志：

根据《党政机关公文处理条例》的规定，发文机关标志由发文机 关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全 称或者规范化简称.

五，发文字号：

发文字号是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的 登记编号.根据《党政机关公文处理条例》的规定，发文字号“由发 文机关代字、年份、发文顺序号组成.联合行文时，使用主办机关的 发文字号.”又据《党政机关公文格式》的规定，发文字号编排在发 文机关标志下空二行位置，居中排布.年份、发文顺序号用阿拉伯数 字标注；年份应标全称，用六角括号“口”括入；发文顺序号不加 “第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字. 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一 行.

六、签发人：

签发人即签发文件人的姓名.文件标注签发人姓名，有利于进一步 增强公文签发人的责任感,便于上级机关在处理下级机关上报的公文 时，上级机关领导人了解下级机关谁对上报的公文负责.因此，只有上 行文才需要标注签发人姓名，下行文无需这样做.应当特别注意的是， 根据《应用指南》的解释，任何一份公文都有签发人，一般性公文由 主管领导签发即可，而上行文只能由机关主要负责人签发，即指机关 的正职或者主持工作的负责人.

公文的签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成， 居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置.“签发人”三字用 3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字.

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、 自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一 个签发人姓名对齐.

签发人即签发文件人的姓名.文件上标注签发人的姓名，有利于增 加


决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督,进一步 增强公文签发者的责任感.

七、 会签：

会签是公文签发的分支形态，即几个机关或部门负责人或同一机 关（单位）的几位领导人会同合签一篇文稿.依会签范围可分为内部 会签和外部会签.

八、 内部会签：

所谓内部会签，主要是指发文机关承办部门所拟文稿，当涉及本机 关其他部门的职能范围时，须请有关部门领导签署意见；或者文稿由 几个部门联合承办，各联办部门领导共同签署意见；或者事关重大的 文稿，由机关（单位）的几位主要领导人共同签署意见，以示负责.会 签用以完善文稿，协调意见，有利于公文的贯彻实施.需要内部签发的 文稿，一般先由主稿部门领导人草签后，再请有关部门领导人会签.如 果是机关（单位）的领导人会签，应先由职务较低的领导人签署意见, 再送职务较高的领导人会签.

九、 外部会签：

所谓外部会签，主要是指发文机关所撰拟的文稿内容，当涉及其他 机关的职能范围时，须提请所涉及机关领导人会签；或者几个机关联 合行文时，须由各联办机关领导人会签.

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