文件印发、管理、建档管理办法

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文件印发、办理、建档管理办法

一、目的

为加强公司文件资料印发、办理、建档等管理工作，特制定本办法。

二、文件印发、批阅

1、公司对外发文或内部发文流程：行文部门将拟定内容交行政人事部，行政部根据其内容填写发文申请单，交由公司相关领导签字批准后，行政部方可行文，按实际要求份数印发并备档留存。

2、外来文件办理流程：各部门接到外来文件及集团公司下发文件后均送至行政人事部，行政部粘贴文件处理标签，签署办理意见，送至公司相关领导处审阅，再根据领导批示意见进行下一步办理，结束后备档留存，协办部门需要者可复印备用，原件由行政部归档。

三、管理部门及相关文件

1、公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由档案室负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、公司设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。

2.1、工程部及各项目公司负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度（包括前期文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件及竣工图纸）的建档与管理；

2.2、合约部负责工程招投标文件、成本测算文件、工程预决算资料、设计变更及签证资料的建档和管理；

2.3、财务部负责成本资料、税务资料、资金资料及其他所有财务资料的建档与管理； 2.4、行政部负责人事档案、劳动工资、计划总结、薪酬考核、公司规章制度、各部门职能职责、制度及其他行政文件的建档与管理同时负责其他部门移交档案的管理。

3、各部门需根据档案室统一提供的格式贴档案标签，编号归档，定期或不定期移交至档案室统一管理。



四、 文件归档范围

1、法规性文件。

2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。



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4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、证件性文书资料。

6、财务、会计及其管理方面的文件材料。

7、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。 8、仪器、设备方面的文件材料。

9、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。 10、科研、技术引进、转让方面的材料。 11、声像制品资料。

12、本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。

五、归档与立卷

1、 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

2、各部门需根据档案室统一提供的格式贴档案标签，编号归档，进行统一管理。

3、文件分年度、类别立卷，按规定的格式填写卷内文件目录并制作封面，字迹要工整、清晰。 六、借阅管理

1、凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

3、借阅期限不得超过____天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 4、借阅档案者应爱护档案，必须确保档案的完整性。

5、外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅。

七、档案销毁管理

1、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再于指定地点销毁，以免误毁。 八、附则

本办法由行政人事部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

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