公文的基本结构(办公室管理)

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公文的基本结构

1. 标题

三要素要完整：发文机关+事由+文种。 2. 主送机关

上行文尤其是“请示”，一般不得多头主送；普发性下行文主送对象可使用泛称，一般不宜使用“各有关单位”之类的模糊称呼；除领导有专门交代外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人；公开发布的周知性公文可不写主送对象。

3. 正文

结构层次序数，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”；人名、地名、数字、引文要准确；引用公文应当先引标题，后加括号引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他的宜使用阿拉伯数字；应当使用国家法定计量单位。

4. 附件

公文若有附件，在正文后空一行提行标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。

5. 发文机关及印章


发文机关要用全称或者规范化简称。发文机关名称应在成文日期上一行并对准成文日期居中表明。纪要、电报文件、党政领导机关普发性的下行文可不加盖印章，而表明发文机关。除此之外，其他一切公文均应加盖印章。

6. 成文日期

除在公文正文中专门说明生效日期者外，公文的成文时间就是生效时间。成文时间的位置，除法规、规章及决议、决定、纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距排一行。公文成文日期用阿拉伯数字标示，如“2013年6月30日”。

7. 附注

附注用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围，或用于对不便在正文中直接出现的名词术语及需要说明的有关事项的解释、说明。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1 行，提行空两格加圆括号标示，如“（此件发至××级）”或“（此件传达到××级）”之类。每项说明（名词术语、事项等）为一个自然段，如有两项或两项以上说明的，每项说明前标明序号。

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