企业公文管理

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企业公文管理

1．公文的种类

1.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 1.2 通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 1.3 通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。

1.4 通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。 1.5 报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。

1.6 请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。 1.7 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。 1.8 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

2．发文

2.1 凡以公司名义制发的文件，一般文件由总经理以上人员签发，重要文件需请示执行董事同意后，由有关部门负责拟稿，由执行董事签发。

2.2 公司所有签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。

2.3 以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，按照印章使用程序办理相应手续盖章后发出。


2.4 复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。

2.5 发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。 3．公文格式

3.1 公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。

3.2 发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（**号），例如行政人事部发文：行政人事（2022）012号，表示行政人事部2022年发的第12次公文。

3.3 紧急文件分别标明“特急”、“急件”。

3.4 公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。

3.5 公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。 3.6 公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。 4．行文规则

4.1 “请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。

4.2 “报告”中不得带请示事项。

4.3 行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。 5．公文立卷、归档及销毁

5.1 公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。

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