文书的整理与归档

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文书的整理与归档





（二）文件的修整

文书的整理与归档，是将需要归档的文件以"件'为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。

在此，我们着重讲解文书的整理与装订工作，后续环节因与档案管理工作有着更为紧密的联系，其具体内容将在后面的章节中详细讲解，在此只作简单介绍。

一、文件的整理

（一）文件的排序

要将文件按"件'组成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便保管和利用。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。



对于不符合要求的文件，需要进行必要的修整，包括修裱、复制和折叠等。

1.去除易锈蚀的金属物

文件上的订书钉、回形针、大头针等易被氧化和腐蚀，从而使文件受到损坏，因此，必须去除这些易锈蚀的金属物。

2.修裱破损的文件

对于破损的文件应进行修补和托裱。修补主要是针对有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸，以加固文件。

3.复制字迹模糊或易蜕变的文件

当归档文件的字迹发生褪色、扩散等而变得模糊不清时应当进行复制。一般来说，使用普通墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等不耐久的字迹材料文件，以及耐久性差的热敏纸传真件都应当复制。常

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用的复制是使用静电复印的方式。

4.折叠超大的纸张

为方便文件装盒，对于一些纸张幅面较大的报表、图样等文件应进行折叠。折叠时，应注意尽量减少折叠次数，折痕应尽量位于文件、图表的字迹之外。文件页数较多时宜单张折叠。

二、文件的装订

（一）装订顺序

装订的基本顺序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理单在前，正式文件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本或外语文本在后。

（二）对齐方式

"件'内的各页应按一定的方式对齐，以便翻阅利用。一般来说，如果各页均为同样幅面的纸张，那么使四条边沿整齐即可，如果各页的幅面不同，则可根据装订位置的不同采取不同的对齐方式：采用左上角装订



的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

提示：一般来说，需要永久保存的文件应左侧装订，若左侧装订会将图文封闭在装订区内，则可采取左上角装订。定期保存的文件不作明确要求。

（三）装订方法

装订方式应能较好地维护文件的原始面貌；装订材料应符合档案保护要求，应简便易用。目前常用的装订方式有以下几种：

1.孔线式装订：这种装订方法能够满足厚度比较大的案卷等文件的装订需要。其操作方法是对文件先打孔（一般为3个孔），然后使用装订线从孔中穿过并打结。

2.不锈钢书钉装订：利用经特殊生产工艺处理的不锈钢书钉装订文件，可以进行长时间保存而不发生氧化腐蚀，不会降低装订的牢固程度。此外，不锈钢书钉具有多种规格，可应用于各种厚度的文件。

3.不锈钢夹装订：利用不锈钢夹固定文件，可以灵活调整文件顺序并且不易损坏纸张，但其不便于装订厚度较为单薄的文件。

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