基于“四化”模型的企业制度体系建设工作

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基于“四化”模型的企业制度体系建设工作

文章是西安电子工程研究所在自身事业专制，企业化运行道路上探索走出的以“制度体系搭建、文本分类完善、平台展示优化、数据评价修正”为思路的能够动态适应发展需求的制度建设工作历程，过程中按照“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的方法（四化模型）作为单项制度建设的工作过程，将管理以制度化手段去规范，将制度以流程化手段去提炼，将流程以表单化手段去细化，将表单以信息化手段去执行，并利用定性与定量相结合的制度评价方式，依托流程执行后的数据积累应用来完成对制度实施效果的评价和改进，形成了闭环式的体系化制度建设工作体系。总体上，核心环节主要有三项：构建制度体系模型、规划制度体系分类图、建立制度评价机制。



标签：“四化”模型；制度；建设

1 构建制度体系模型

制度是用来约定在经营管理中某一类业务事项应按照怎样的法律依据、上级要求、内部规定来组织开展的“条款规定”。流程是用来解决日常工作中遇到的每一件工作应按照怎样的内部程序来完成的办事“路线图”。表单不同于表格，人们定义为解决每个流程及节点的顺序化“操作标准”，而表格是承载办理过程信息的“记录载体”。有了基于制度规定的记录载体、路线图和操作标准每一项工作的就可以顺利开展，这是“管理制度化、制度流程化”。而“流程表单化”是将流程节点中的每一个审批的环节主体和客体所要掌握的工作标准、审核要求采用表格方式顺序化的列出标准文本，在操作中不需要再查阅制度文本、不需要再依靠头脑中的经验。“表单信息化”是将所有的纸质载体上的见面式办公室方式，通过OA系统和信息系统开发变成流程化的不见面的办公方式，提高一定时间、空间内的办公效率。制度并不能完全覆盖并解决日常管理工作的所有情况，流程图能够全面覆盖到所有工作的点和面，因此流程和表单来源于制度规定，但是又不局限于制度内容，通过制度+流程图+流程表单+OA流程的方式实现日常管理工作规则的全面覆盖。结合OA系统的开发，我们形成了适用于自身实际的“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的制度体系建设模式，并通过实践，走通了管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化之间逐层递进、循环优化的顺序关系。阶段性的做法有：



1.1 管理制度化

以制度规范建设，用宣贯强化推进。研究制定《制度建设管理办法》，对制度建设工作进行了规范，发布《制度建设实施方案》，形成了制度建设工作的指导性文件，明确了制度编制的四项基本原则。发挥集体智慧，会签制度文本。形成了能够兼顾效率与规范的制度文本意见征集方式——制度文本会签，以保证制度的合理性与规范性。



1.2 制度流程化






确定了以制度现行目录为方向，形成了便于工作查询的流程图汇编体系；不断调整转变流程管理方式，最终形成了以服务管理为主的流程建设理念。在流程编制阶段提出了“服务基层事务、简化办事程序”的原则，在流程审核阶段提出了“换位、实践、简化”的审定理念，在实践中思考流程的合理性与复杂性。



1.3 流程表单化

确立了流程体系建立的第三阶段内容，即“流程表单化”，研究制定《业务流程管理办法》，明确流程表单的定义、作用及具体做法，形成了以“流程表格”和“操作标准单”两种载体组成的流程表单化建设体系。



1.4 表单信息化

确立了流程体系建立的第三阶段内容，即“流程表单化”，研究制定《业务流程管理办法》，明确流程表单的定义、作用及具体做法，形成了以“流程表格”和“操作标准单”两种载体组成的流程表单化建设体系。



2 规划制度体系分类图

为有序推进基于“四化”模型的制度文本建设工作，我们开展部门职能梳理工作，厘清职责界限，以职能体系为基础规划制度体系，绘制制度体系分类图，并将分类图的应用作为工作重点。主要是从认识层面逐步统一制度体系及制度体系图的存在不仅仅是一种展示图，更为重要的是一种工具图，价值在于对制度建设工作状态动态反映，工作方向的指引，其功能：一是具备对制度体系完备性的查漏补缺，是否还存在无章可循的制度空白；二是具备直管反映现行制度的执行起点、使用期限，择机选择性的进行评价修订；三是可以与集团公司等上级单位制度进行对接梳理，确保自身制度与上级策的一致性。并在此基础上，进行梳理制度目录，制定有重点分阶段的制度建设计划，促进制度建设规划的落地，整理现有目录，将集团公司现行制度目录和上报制度编制计划的通知一并发布，各单位可对标制度分类图，查找制度的空白点和缺失点，有针对性的提出本单位的制度、流程、表单、OA等工作的建设计划，最终汇总形成较为系统的年度制度体系建设工作计划，加强了制度体系的顶层设计，提高了建设推进步伐的计划性。



3 建立制度评价机制

建立以执行为导向的评价机制是形成制度体系建设管理闭环的重要一环。对于制度来说，评价机制的建立是一项难度大、复杂性高的任务。经过近几年的尝试，形成了以流程数据应用为主要依据的制度评价程序。



3.1 制度评价程序

制度评价程序的提出经历了试点、研讨、修正、小范围试运行、正式推广几个阶段。在这个过程中，电子院制度建设办公室通过与人事、财务、监审、资产




等部门沟通讨论，吸取了效能监察、财务审计、人力调研等方面的业务经验，形成了包括自查、协商评价、意见采纳、出具评价意见书等阶段在内的评价程序。



3.2 制度评价体系

制度评价体系主要由三部分组成：一是宏观评价，即利用制度体系“四化”模型的成熟度评价，对制度的完整性进行概括性评价；二是微观评价，即利用多维度要素构成的评价表单对制度进行细节分析，结合信息平台积累意见进行条款合理性进行结论性评价；三是数据检验，即利用OA流程中的积累数据，分析制度规定在操作执行中的时效性、审批节点的必要性与合理性，对制度的可操作性进行修正性评价。通过这三个维度建立起制度评价的成熟度评价模型，与制度体系建设的“四化”模型相对应的，从而构成涵盖制度文本、制度流程、制度表单以及制度信息化等方面的制度评价体系。评价表单体系包含制度评价过程所使用的一系列表单，其中主要包括制度评价自查表、制度评价意见表、流程数据统计分析表、评价意见采纳情况表等四大部分。



3.3 制度评价意见书

制度评价意见书是制度评价体系末端的结论性记录文件，在评价意见书中详细记录了参与部门在自查环节、协商评价环节、数据统计分析环节、意见采纳环节的工作情况，从宏观评价、围观评价、数据检验等三个维度给出的评价结果。制度评价意见书由制度承编部门、交叉制度评价部门以及制度建设办公室三方确认签字后形成正式效力，由制度承编部门根据评价结果对相应制度进行修订、宣贯或者废止。

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