集团股份公司公文格式规范

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集团股份公司公文格式规范



版本 V1.0 共

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公函管理方法

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公函格式规范

1. 公函构成

1.1 公函一般由发文机关表记、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、











成文日期、印章、附注、附件、主题辞、抄送机关、发文单位和发文日期等构成。

版头由发文单位全称用套红大字居中，在公函首页上中部。 发文机关

发文机关表记应当使用发文机关全称或许规范化简称； 结合行文，主办机关摆列在前。发文机关签字应当用全称或许规范化简称，位于正文的右下方，单位名称处加盖单位印章。







发文字号

发文字号包含机关代字、年份、序号。结合行文，只注明主办机关发文字号。公函的发文字号在发文机关表记下空 2 行，居中排布，年份、序号用阿拉伯数码表记，年份应标全称，用中括号 [ ] 括入，序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。发文字号应切近公函文头的红色反线，不该切近发文机关表记。



1.1.4 签发



上行文应当注明签发人、 会签人姓名。此中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。上报的公函，发文字号在发文机关表记之下、文头红色反线之上居左空一字，签发人姓名居右空一字。



1.1.5. 公函标题



公函标题应当正确简要归纳公函的主要内容并注明公函种类， 一般应当注明发文机关。公函标题中除法例、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。



1.1.6 主送



上行文中的主送机关指公函的主要受理机关，使用全称或许规范化简称。位于正文下方；一律用“四号” 、“仿宋 _GB2312”、“加粗”。



1.1.7 抄送机关



抄送单位指除主送机关之外的其余需要见告公函内容的上司和部门。抄送机关，标在主题辞之下 1 行，左右各空 1 字，抄送机关之间用逗号分开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。


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公函管理方法

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1.1.8 附件

公函若有附件，应当注明附件次序和名称。并将“附件 1”、“附件 2”等落实到附件载体左上角。附件是正文的增补说明部分，要与正文一同装订。



1.1.9 印章



公函除“会议纪要”外，应当加盖章章。结合上报的公函，由主办机关加盖章章；结合下发公函，发文机关都应当加盖章章。印章须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方注明“ （此页无正文）”，字体同正文。







成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准，结合行文以最后签发机关负责人的签发日



期为准。公函的成文日期用汉字将年、月、日写全， “零”写成汉字的“○” ，不可以写成英文的“ O”，也不可以写成阿拉伯数码的“ 0”。



1.1.11 附注



公函若有附注 （需要说明的其余事项），应当加圆括号标明。附注居左空 2 字表记在成文日期下 1 行。



1.1.12 主题辞



公函应当标引主题辞。上行文依据上司机关的要求标引主题辞。主题辞应表现公函主要内容，一般主题辞不超出 4 个词组。公函版记中的“主题辞”三个字



用 3 号黑体字，居左顶格表记， 主题辞词目用 3 号小标宋体字，词目间空 1 字。



2. 公函排版



2.1 公函的文字从左至右横排。公函的发文字号、签发人、会签人、主送机关、正文、



附件说明、落款、成文日期、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等主体文字均 采纳三号仿宋字，一般每页排 22 行，每行排 28 个字。

2.2 公函标题采纳 2 号小标华文中宋体字，在公函文头红色反线之下空



2 行，可分一行



或多行居中排布，回行时要做到词意完好，摆列对称，间距适合。正文中若有小标 题，可采纳 3 号标宋体字或黑体字。



2.3 当公函排版后所剩空白处不可以容下印章地点时，应采纳调整行距、字距的举措加以



解决，务使印章与正文同处一个页面，不得采纳表记“此页无正文”的方法解决。

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