探索与社会信息时代档案管理工作存在的问题及对策

【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《探索与社会信息时代档案管理工作存在的问题及对策》，欢迎阅读！



探索与社会信息时代档案管理工作存在的问题及对策

信息时代档案管理工作既迎来了新的发展机遇，同时也面临多方面的挑战。信息系统和办公软件的广泛使用，减轻了档案管理人员的工作压力，但是面对海量的电子档案，如何确保电子档案的安全以及深度挖掘档案的利用价值，成为当前档案管理部门需要着重考虑的问题。文章在列举当前档案管理面临问题的基础上，分别从建立档案安全保护系统、重视信息化人才培养等方面，提出了做好信息时代档案管理工作的几点建议。



标签：信息时代档案管理存在问题优化对策

不同的时代，对档案管理工作的要求也不尽相同。信息时代除了要做好档案的保存和管理工作外，还要充分发挥档案的借鉴价值，通过挖掘档案资料的深层次信息，为当前各方面工作的开展提供经验参考。因此，档案管理工作人员要积极学习信息技术，适应当前档案管理工作新要求。



一、信息时代档案管理工作存在的问题

（一）信息化管理软件的兼容性差

目前，多数档案管理部门已经建立起了比较完善的信息化办公系统，为档案管理、查询等工作提供了诸多方便。但是这些档案管理软、硬件设备的更新速度较快，需要定期进行升级和维护。许多档案工作人员只重视信息设备的使用，而不懂维护知识，信息化管理软件使用一段时间后出现卡顿、死机等问题，不仅影响了正常工作的开展，而且容易造成档案资料的丢失和损坏。另外，如果一些软件长期没有升级，还会导致新旧系统之间的兼容性较差，信息化管理系统的应用优势也就得不到体现。



（二）档案资料的安全保密度不高

许多涉密档案对保存的安全性有较高要求，与传统的纸质档案相比，电子档案虽然保管起来更加方便，也不占用建筑空间，但是其安全问题仍然没有得到解决。一些不法分子常常利用病毒、木马等手段攻击档案管理部门的信息系统，破坏安全系统后窃取或损坏电子档案，造成了珍贵档案资源的丢失。虽然目前许多档案管理部門通过加密、建立防火墙的形式保护电子档案，但是这种被动式的措施并不能彻底解决档案管理的安全问题。



（三）档案资源的价值没有得到挖掘和利用

信息时代，数据资源成为了一种宝贵的财富，借助于大数据和云计算技术，可以深度挖掘数据资源背后的价值，从而为提高档案管理效率和服务质量提供必要的参考。而互联网的便利性，也为档案资源共享创造了环境。但是目前来看，各部门在进行档案管理时，还是存在“各自为战”的情况，档案管理部门相互独立，




没有实现档案资源共享，其价值也就得不到最大化的利用。



二、信息时代档案管理中存在问题的相关对策

（一）加强信息化建设

在信息时代档案管理工作中，首先要做的就是加强信息化建设，只有信息化建设做好了，档案管理平台才能够真正实现档案资源的共享，将档案资源最大的价值都发挥出来。在信息化建设上可以利用先进的信息化技术，让档案管理也能实现自动化，比如在对档案进行分类的时候，可以通过管理软件编程，让管理系统自动识别档案资源的类型，实现档案资源的高效整理和分类。还可以借助互联网的传输通道，实现远程操作和相互交流的目的。



（二）提高档案数据的质量

在建立档案管理数据库的时候，除了要满足当前状态下的档案管理任务，也要站在档案管理未来发展的角度，做到具有前瞻性和发展性，保证数据库在短时期内不被时代淘汰，在长期内可以改进。同时控制数据库建立的质量，保证计算机识别档案资源的时候可以选择一些质量好的信息，对于已经老化的信息可以将其放在单独的空间长时间进行存储。



（三）建立健全的档案管理安全系统

为了全面提高档案管理的安全性和保密性，有必要针对档案管理的安全系统进行全面的升级和改造，保障档案信息资源不外泄，保证政治建设、经济建设以及社会发展的稳定和安全。档案管理安全系统包括两个部分，一部分是档案信息的存储安全，另一部分是档案信息的使用安全。存储安全需要技术研发人员在系统设计的时候加强防止入侵的安全系数，将录入信息的流程严格化。在档案使用安全系统设计的时候首先要针对接触档案资源的工作人员进行严格的审查，并在系统登录的时候采用实名制和录入指纹。



（四）健全和完善相关的法律和法规

要求制定和完善一系列的法律法规来保障档案信息的安全以及档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥他的作用。首先对于计算机和网络技术需要采取国家标准或者国际标准；其次对于一般的档案管理需要采取国家标准或者行业标准；最后要加快档案信息化管理体系的建立，不断提高他的标准程度。



三、结语

档案管理工作应当关注社会需求的变化，以及行业的前沿动态，进而实现工作方式的创新。通过引进信息化办公系统，虽然可以为提高档案管理效率、减轻工作压力起到帮助，但是也要客观认识到档案安全、管理人员信息素养等方面存在的不足，进而采取针对的解决措施，满足信息时代档案管理的新要求。






参考文献：

[1]尹同梅，张丽红.基层地质档案资料管理人员如何面对迅猛发展的信息时代[C].全国地质档案资料学术研讨会，2015.



[2]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地下半月刊：理论版，2017（05）：145～146.



作者简介：卢柳青（1979-），女，广西南丹人，本科，南宁学院，讲师。

本文来源：https://www.dy1993.cn/ftA4.html