企业公文管理制度

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企业公文管理制度

公文管理制度

公文管理主要是指建立文件分类体系，提高文件处理效率和公文共有共用的程度。为此，将公司文件分部门存放,部门内文件再按职能分类、编码，建立全公司各职能(区分管理)的文件资料管理中心，以求实现公司文件的同一和体系化.

一、资料室文件一般类别(设想):

1) 商业上的往来文书:来文、发文副本、重要电传( 等.

（2） 财务存档资料：月季年回款报表、利润报表等。 (3) 储运、计划类资料:月季年发货报表、计划报表.

（4） 重要文件类：合同、协议、公司红头文件、公司各部门有关各项制度、规定、通知等。

（5) 企业有关参考资料:公司产品介绍、总经理各种报告及演讲稿、公司各大型活动资料、公司市场及公关方面的策划报告等.

(6) 报刊、杂志的剪报资料:报刊、杂志上有关本公司的报道，随时做剪报存档。

（7) 档案:销售网络员工档案资料、客户档案。 (8） 图书目录。

（9) 会议资料：总经理办公例会纪要、议程、会议报告及其他相关资料等。 2、资料的来源:由人力资源部设计一份调查问卷发各部门,咨询每个部门长关于本部的业务流程，征求各部门的意见，对有保存价值的文件、资料列一个详细的目录。


3、公文管理一般采用混合管理制度，即集中调控、分散保管和共同分享.公文在归档过程中，可分为3个阶段:

(1）未处理阶段：对不能立即入库，需在有关部门继续流转、使用和处理的文件资料，其保存管理由相关部门相关人员负责。

（2）处理阶段:当文件资料用完或与文件有关的事项处理完毕之后，进入文件资料归档过程，分2个阶段。

A、保管:在文书处理完毕后，文书必须从担当者手交部门共用的文件柜中。 B、保存：要求各部门对全部处理完毕的文件资料，在每季度末或每年底清理或整理文件柜，去掉没有保存价值的，把必须保存的,于第二季度初或第二年初，填报《资料入库申请单》，经相关部门部长及人力资源部部长签字同意后,将文件资料移交公司资料室集中保存。

(3）废除阶段:资料室管理人员要对各部门交来的文件、资料,进行分类编辑归档，编排索引;对文件资料进行保存并办理借阅工作.对保存期满的文件资料，按一定的程序予

以废除或销毁。

二、文件、资料分类分档的标准:

（1) 不考虑公司的组织结构，而是根据部门职能进行 分类;

(2）原则上在按照职能分类时，横向不超过4项，纵向 分类定为10项;

（3）为了对公文进行有效的管理，全体部门应以公司内 部4次分类为基准制定有关事宜。

三、文件、资料编号的标准化管理:公文的编号（10位码): O O (XX） XX X XXX

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