推进精细化管理 提升办公室工作效能

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推进精细化管理 提升办公室工作效能

随着科学化、精细化管理理念不断引入，当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化，职责更加明晰，考核更加科学，制度更加严密，督办更加有力，使办公室服务领导、机关和基层的绩效更加显著。



一、当前推进办公室精细化管理的必要性

1.推进办公室精细化管理是办公室职能的内在要求

办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，平时由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透，导致调研工作脱离实际，无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。



2.推进办公室精细化管理是提升办公室工作效能的主要途径

用高标准来衡量，办公室的工作还存在一些问题和不足：一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，管理水平不高，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，岗责体系不够健全，管理制度不够完善，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出一些低级差错，影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付性的工作，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。认为自己的素质在机关还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。当前，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为机关、为基层服务。



二、全面推进办公室工作科学化、精细化管理




精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住管理中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。



1.更新观念，提高认识

“天下大事，必做于细”。一方面，办公室同志必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的人在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点；急办的事，步伐加快一点；敏感的事，考虑周全一点。另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦，办事凭经验，处事不冷静，无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。



2.明确职责，细化流程

首先，要依职能办事。办公室的主要职责，概括起来就是“履行四大职能，搞好四项服务”，即履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行督办职能，为政令畅通服务；履行保障职能，为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；按规章办事，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。其次，要按流程律事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时，要逐项建立信息调研、公文运转、秘书事务、信访值班、督促检查、会议管理、信访处理等各方面工作的具体流程，做到环环相扣、互促互动。第三，靠协调成事。机关许多工作归口办公室管理，但又要靠各部门共同落实，需要依靠整个机关、整个系统的力量。因此，办公室要正确定位，摆正位置，加强协作，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。主要做好以下“三个协调”：一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。在工作中，由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，办公室要主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题，及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。

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