公司文件起草及下发规范

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公司文件起草与下发规范

第一篇 公司文件的种类

公司文件的种类主要为：

一、决定：对公司重要事项或者重大活动作出安排，用“决定”。

二、请示：请上级批示或批准，用“请示”。

三、报告：向上级部门汇报工作、反映情况，用“报告”。

四、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

五、函（工作函、告知函、询证函等）：适用于与不相隶属机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

六、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项，用“通报”。

七、通知：传达批转上级、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要周知以及共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项，用“通知”。

八、会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。

九、公司的其他专用公文种类有：劳动合同书、聘任书（证）、意向书、协议书、合同书、广告书、技术说明书、请柬、贺词、新闻稿件及其他技术专用公文等。

第二篇 文件起草规范

一、 总则

（一）公司的文件由总经理办公室负责起草和审核；公司各部门的文件由各部门负责起草后交总经理办公室有关人员审核。总经理签发对外送达的文件和公司内部的重要文件；副总经理签发公司内部的一般性文件。

（二）起草文件要符合党的路线方针政策和国家的法律法规，从公司和事情的实际情况出发，阐述问题，提出可行性意见、措施，做到主题突出、观点明确、内容充实、条理清楚。

（三）起草文件力求文字精练、篇幅简短，使用规范的字、词和正确的标点符号及法定的计量单位。在使用简称时，应先用全称，再注明简称，如：以下简称为“×××”。


（四）起草公文数据要精确、项目要齐全，文种要恰当。向上行文（报送上级主管部门）除向一个主送部门送达外，需同时告知两个及以上不同主管部门的应以“抄送”形式送达。给同级部门或同级平行单位的文件，需同时告知除主送部门外两个及以上不同主管部门的应用“报送”形式送达。向下行文（向下级主管部门发文）需同时告知除主送部门外两个及以上不同主管部门的用“抄发”形式送达。

二、公文起草具体规范 （一）上行文起草规范

1、用语尊重。上行文的对象是上级领导部门，出于礼貌要使用尊敬用语，如“特此报告”、“请指示”、“望批准”、“特此申请”等。在上行文的用语中要注意防止两种倾向：既不要有意贬低自己，也不能不尊重上级部门和领导，用命令、告诫的口吻给上级部门写公文。

2、用语简要。所有的公文都应该简要，但总经理办公室级别越高，收到的公文就越多，所以对上级部门的行文更应该简要。撰写公文要反复修改，用最少的字把意思表达清楚。

3、少发空论。向上级部门行文，主要是叙述事实、汇报情况、申请事项、说明理由，在此基础上阐明自己的观点。不要离开主题去讲大道理，离开事实去空发议论。

4、语气肯定。对领导部门行文，无论是请示还是报告，不能使用含糊不清、模棱两可的语言，如“大概”、“也许”、“似乎”、“好象”、“可能”、“据说”等。向领导部门写文件是给领导反馈信息、提供决策的依据，应本着对领导负责的精神，把事实搞清楚，是就是是，非就是非。在事实不清、情况不明的情况下，应该先进行调查研究，不要急于请示报告。

（二）平行文件起草规范

平行文的语言要求是谦和。平行文的发文公司与受文公司没有隶属关系，因此不能使用命令式、告诫式的词语，如“速复回函，不得有误”。“望务必参加”等，这种词语容易引起对方的反感。平行文常用的词语有“贵单位”、“贵局”、“承蒙”、“敬请给予大力支持”、“烦请给予协助”等。使用这些致意性词语，以表示自己的诚心，表达对对方的敬意、谢意，营造一种和谐融洽的气氛，有利于对方与你合作。 （三）下行文件起草规范 1、用语庄重。

领导部门向下行文，要体现领导的权威性，做到令行禁止。因此在语言上要庄重，去掉虚浮不实之词，采用直述式语调，晓之以理、告之以规。


2、用语准确。

准确是撰写公文的基本要求，下行文是让下级部门照章办理，更要强调用语的正确性，不能让人产生两种理解。有些词语的概念非常广泛，使用时要加以限定，解释其中的内涵。

第三篇 公司文件起草及发放流程

一、起草：文件由经办部门或人员起草。经办人起草好文件后，交本部门负责人审核，如有不妥，返回起草人进行修正。修正好的文件交总经理办公室。

二、审核：总经理办公室有关人员负责对文件的文字语言进行校对、修改，涉及专业技术方面应与起草部门负责人联系咨询。总经理办公室有关人员审核后，由经办人、参与审核人员在文件底稿上签字交总经理或副总经理审核，如有不妥逐级返回。

三、定稿：经总经理或副总经理审核通过的文件，由总经办有关人员再次核对后，交总经理或副总经理签“定稿”或直接签发。定稿文件一式两份，签 发人（总经理或副总经理）一份，公司资料室存档一份。

四、签发：公司对外送交的行政文件、涉及公司决策和重大利益的文件，由总经理签发；业务、技术性文件，由副总经理签发。签发文件一式两份，签发人（总经理或副总经理）一份，公司资料室存档一份。

五、盖章、登记：经公司领导签发后的文件，由总经理办公室有关人员进行复印，由印章管理员加盖公章，并在《公达公司公章使用登记表》上登记。

六、送发：文件送发一般由总经理办公室有关人员进行，特殊情况由公司领导指定人员送发的，送发人应在总经理办公室领出相应数量的文件，并办理好领出手续后外送。送发的文件应请收件人签收。

七、立卷保管：总经理办公室应及时将发文的定稿和打印本留档，按分类规划归入临时卷宗，次年的第一季度内完成正式立卷、归档。

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