发文管理制度

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内部发文管理办法

第一章 总则

第一条 以公司名义对内发文，是一项十分严肃的工作，也关系到公司形 象，为使发文工作做到规范、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式及处 理程序，结合公司实际情况，特制定本管理办法。以下简称：办法。

第二条 本办法以统一公司对内发文的文件编写标准、格式要求、拟发程 序为原则。 凡属于需要发放至公司所有部门并予以公示的文件， 都属于本办法规 定的发文范围。本办法中所涉及的文件，都出于本定义内容。

第三条 本办法适用于公司所有部门。

第二章 管理部门

第四条 公司对内发文由公司行政部实行归口管理，公司任何其他部门及 单位不得自行对内发送正式文件。

第三章 发文程序

第五条 拟稿 由需发文之部门指定专人负责起草书面文稿。文字要准确、精练，用语要 规范、贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。首页之前应附上公司发文 审批表单（详见附表 1），并填妥有关内容，送相关分管领导审核。

第六条 审核 书面文稿由拟稿部门相关负责人员递交至分管高级经理负责书面审核，审 核痕迹应保留在审核原稿上。

第七条 签发 公司对内发文的签发人为公司总经理。拟稿部门应指定专人送公司总经理 审批签发，审批痕迹应保留在审核原稿上。

第八条 发布 经总经理审批签发的书面文稿，应由拟稿部门相关负责人员递交行政部相 关人员，经审核批准并修订完毕的电子文档 （即正式文件的电子文档） 应同时通 过邮件方式递交至行政部，以便于按照发布系统要求进行格式转换及对照查验， 查验完毕，应在发文审批表中的核稿记录中予以注明。

经审批签发后的文件由行政部指定专人负责发布。发布文件时应按照发文 审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布， 最终发布时间应由发布人在审批 表上予以注明。

第九条 存档管理 已经审批签发的书面文件，由行政部指定专人负责登记，书面文件存档资 料应包括文件原稿、发文审批表、正式文件。相关文件应按序编号，并加盖公司 公章后存档。 如发布文件为密级文件， 应根据密级在文件右上角加盖相应的密级 印章并编号。

已经审批签发的电子文档，由行政部专人递交至公司质量部，由质量部相 关人员存放至公司配置库，并在发文审批表上予以记录。

第四章 书面文件格式要求


第十条 公司对内文件一般由发文标题、主送单位（人员） 、正文、附件说 明、发文单位、发文日期和附件等部分组成。

第十一条 发文标题应能简要反映正文的主要内容，措辞要简明扼要。标 题应准确标明公文种类（如通知、公告等） ，除引用法规、规章、外部通知等名 称时需加书名号外， 一般不用标点符号。 如标题较长需要断行， 应做到词义完整， 排列对称，间距恰当。标题格式为 3 号加粗黑体字居中排布。

第十二条 主送单位（人员）在公文标题之下、正文之前，用 4 号加粗宋 体字顶格撰写，后加冒号，主送单位的全称、特称、简称，均应使用统一的表达 形式。

第十三条 文件正文为小 4 号宋体字，段落前空两格。正文文字行距一般 为行距固定值 23 磅，具体数值可以根据正文字数多少确定，应确保页面整洁有 序的同时节约纸张。

第十四条 如有附件，应当在正文之后、发文单位和发文日期之前注明附 件顺序和名称，并且在正文中进行相应说明。

第十五条 发文单位的落款一律为公司全称，不得以简称、代称或部门形 式出现。发文日期，一律以公司总经理签发日期为准。

第五章 附则

第十六条 公司各职能部门、各管理条线应严格遵守本管理办法中的相关 要求。 第十七条 本管理办法解释权归公司行政部。 第十八条 本管理办法自发文之日起生效。

附件：《XXXX有限公司发文审批表》

XXXX有限公司 XX年XX月XX日

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