公司行政文员工作流程内容

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公司行政文员工作流程内容

一、 接听电话

1、 听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；

2、 听话时先问候，并自报公司、部门。标准语： “您好，鸿泰门窗！ ”或“您好，这里是鸿泰门窗！ ”（注意

声音和表情）

3、 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他 有何需求？

作出标准回话。

① 咨询业务：先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司 您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

② 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐） 我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

③ 找人：先生（小姐），您找的XX先生名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。 公司XX先生的电话，询问转接与否。）

④ 对政府部来电且不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的 人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人（通话简明扼要，不应长时间占线） 4、 结束时应说“谢谢！ ”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； 附：

1、 已知相关的人员现在不在办公室时，标准回话：

“对不起，XX先生暂时不在办公室，请问有什么事情

/ ； （然后接通本

，

X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释

我可以转告吗？在不了解对方的动机、目的时，不随便传话，更不在未授权的情况下说出指定被访者 受话人的行踪或将被访者 /受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。 2、 如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，标准回话

与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推销电话，标准回话 需要我转达什么信息吗？ ”

3、 如果来电者拨错了号码，标准回话 ：“对不起，您是不是打错了呢？这里是鸿泰门窗”

可以告诉来电者“这里的号码是

0755-89747775

：“有什么可以帮到您的吗？ ”通过 ：“对不起，XX先生外出了，您

。如果有必要你还

4、 在向被访者转达来访时，应告诉来访者的姓名。 二、 接待拜访客户

保持前台环境干净整洁，会议室的报刊书籍的完好无损，保证饮水机时刻有水，一次性水杯充足。接 待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接； 1、 起立——有访客来时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑致意；

2、 问询一一语气轻柔：“您好，请问您找哪一位？ “请问您是哪家公司？请问贵姓？ ”

“是否有预




约？ ” ， 3、安排接待

了解拜访原因，给予正确接待

(1) 如果是总经理预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司？ ”

，确认对方的身份的确是预

约后，通知总经理后方可引领到总经理办公室人；如果没有预约，请来访者稍等，立即帮其联系， 如果总经理同意来访，引领来访者入座，并倒水给客人，如果不同意来访，委婉拒 绝。

(2) 如果客户来访办理业务，给予引导在接待区，联系要找的相关人员；如果来访者要找的同事让其去

会议室或展厅等候，前台应该带来访者去会议室或展厅， 扇的风量不要太大，空调设置到

(如果是夏天，要打开风扇或空调，注意风

26度，风速为小)，为来访者倒水后礼貌的离开。

(3) 如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人；如果如不需要，委婉告

知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。 (4)

简单介绍公司及应聘岗位基本情况后，

(5) 如果是快递人员，给予签收，邮件即时送给收件人 (6) 如果是推销人员，问清原因，给予引导接待或者回绝。 4、送客一一客人离开时，要起身送客，礼貌用语： 三、 前台日常工作

1、 负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。 2、 负责提醒和纠正雨伞架上雨具的摆放(特别注意下雨夭)

3、 负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。 4、 管理饮水机的开户，并随时注意一次性水杯数量。

5、 公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常 使用。 6、 负责鱼池中水质及观赏鱼的喂养。

7、 负责公司所有花卉的养护，如有枯枝黄叶或营养不良及时通知花卉养殖人员。

8、 协助行政经理对公司清洁阿妈的工作检查，对死角及易脏区域做重点排查，并及时与清洁阿姨沟通清 理改正。 9、 责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。 四、 考勤的制作

1、 每日上班后做好各部门的考勤抽查。

2、 每月3日前将各部门考勤打印后交各部门确认、签字、回收。

3、 每月月初10日前将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、旷工、签卡、迟到、 出差、转正

人员的详细标注，交行政经理审核。

4、每月月初13日前将上月宿舍人员及水电费扣款计算完成，厨房就餐人员及餐数统计完成交行政经理审

“您慢走”。

如果是面试者，引导填写简历，通知用人部门给予及时面试。

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