公文(函)的结构为何要分为三段？

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公文（函）的結構為何要分為三段？



公文結構不一定都是三段式，也可以採用點列式。

三段式的結構用在較正式的公文，例如：函的結構為「主旨」、「說明」、「辦法」三段；公告的結構為「主旨」、「依據」、「公告事項」三段；簽的結構為「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。案情簡單的公文，可用一段完成者，不必硬性分割成兩段或三段。

點列式的結構公文用在較不正式的公文，如書函、申請函、簽......等公文，可採用三段式，也可採用點列式。所謂「點列式公文」，就是不必將本文分為主旨、說明及辦法三段，依段名性質逐一書寫；而是將公文內容概分為：「一、」；「二、」；「三、」；「四、」......等方式來書寫。

公文結構所以要分成三段，係將全文精要寫在「主旨」一段，因此文字不宜太多，如有所敘述時，則寫在「說明」一段；如有所建議時，則寫在「辦法」一段。一般人寫公文常患的錯誤，不是「主旨」過於冗長，就是「說明」與「辦法」不分。

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