如何编写归档制度

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如何编写《文件材料归档制度》

《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得拒为已有”。因此，建立健全文件材料归档的统一制度，是贯彻落实《档案法》要求的具体体现，是维护档案完整、系统和安全，实行档案集中统一管理的保证。

在一个单位中，文件材料归档制度可以是独立的一个制度，也可以溶汇到单位档案工作制度之中，成为单位档案工作管理制度中的一个组成部分。在实行ISO质量管理的企业，归档制度又往往以“文件资料控制程序”的形式体现出来，成为企业质量管理监控的组成部分。

一、《文件材料归档制度》的内容

文件材料归档制度由两部分构成：一是正文部分，二是附件部分。

1、正文部分。包括六个方面的内容：即，归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档责任和归档手续。

①文件材料归档范围

归档范围：指规定需要归档保存的文件材料的种类和成份。

凡是直接记述和反映本单位各项基本职能活动的具有查考利用文件材料，均应列入归档范围。

在确定归档范围时，应从以下几个方面着手：

一是要详细了解和掌握本单位的基本职能，将其职能活动中形成的文件材料作为归档范围的重点。

二是要详细了解和掌握各业务部门的职责范围，正确分析和判定其业务部门形成文件材料的归档范围。

三是要研究和分析围绕基本职能活动进行的其他活动所形成的文件材料，进而确定其归档范围。

四是要研究的分析本单位文件材料形成的方式方法，从而掌握本单位文件材料的载体形态。

②文件材料的归档时间

指文书部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案移交的具体时间界限。 文件材料归档时间一般分定期归档和随时归档两种方法，要依照文件材料形成和办理的特点确定，不能搞一刀切。

③文件材料归档份数

文件材料的归档份数，指具体确定每份文件材料的归档数额。

原则上，文件材料一般归档一份；重要的、使用频繁的或有特殊要求的可归档两份，甚至两份以上。如：本单位制发的规定、规章、办法等，可归档两份。其中一份按整理规则要求归档保存；另外一份与其他所有的同类文件，按文件字号顺序或按类别装订成一套文件汇编。本单位形成的录音、录像、磁盘、光盘等载体形式的文件材料，应归档两份以上。其中一份作为母盘保存，不提供利用；另外一份或两份作为考钡盘用于日常使用。

④文件材料归档要求

文件材料归档要求包括文件制成材料的要求（如，纸张规格、书写材料等），文件材料完整程度的要求，文件整理的质量要求等。

为确保归档文件材料的完整和质量，应建立文件材料归档登记制度。


文件材料归档登记簿



文件材料归档登记簿与收文登记簿、发文登记簿均应存入当年档案中，短期保存。 ⑤文件材料的归档责任

文件材料归档工作涉及到单位的所有部门及相关人员，因此，应在归档制度中明确以下问题：

一是各部门要对本部门归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责，任何部门或个人都不得将应归档的文件材料据为己有或拒不归档。

二是档案部门或档案人员负有对本单位文书部门和业务部门文件材料形成、积累、整理和归档工作检查、指导的责任。

三是应归档的文件，由文书部门或业务部门按其业务范围收集齐全，并指定人员负责保管和整理，定期或随时移交档案部门或档案人员集中管理。

四是要将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入相关工作计划，确保文件材料的形成、积累、整理和归档工作与各项业务工作同步进行。

⑥文件材料归档手续

文件材料归档手续，就是归档工作中规定的文书、业务部门向档案室移交档案的交接手续。它是文书、业务部门归档文件整理工作的最后一个环节。

现行机关中，文书兼管档案的可不再办理归档手续；文书人员和档案人员分设的，要办理归档手续。财务等业务部门向档案室移交档案，要办理归档手续。

办理归档手续时，应填写“交接文据”并附移交文件的目录。档案人员应依照文件目录逐件清点、核对，确认无误后由交接双方在“交接文据”上签字。

2、附件部分。是正文中归档范围的细化。以表格形式直观地反映出本单位应归档的文件范围。附件名称为“归档范围和保管期限一览表”。

归档范围和保管期限一览表

三、制定归档制度的要求与程序 1、制定归档制度的要求

一是文件材料归档制度必须符合本单位各项活动和文件材料产生的实际。要从本单位的性质、职能、任务、工作规律和文件材料产生及运行的实际情况出发，切合实际地制定归档制度。

二是归档制度应同本单位的各项管理制度相衔接，成为本单位整个管理制度的有机组成部分。具体有以下几个方面：第一、归档制度应当同本单位的党群工作制度、行政事务管理制度、公文处理程序、职能工作运行程序、办案规章制度、财务管理制度等相衔接，并且将有关文件材料归档的内容纳入上述各项管理制度。第二、归档制度应该同标准化管理制度衔接，将文件材料的归档工作纳入本单位的标准化管理。如每项工作活动形成的文件材料的完整性、准确性、系统性和各种书写格式，幅面要求等纳入符合标准的规定。第三、文件材料归档制度应该同本单位的岗位责任制相衔接，把文件材料的归档纳入有关人员的岗位责任制，作为岗位考核的重要内容之一。

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