图书、情报、档案一体化管理探析

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图书、情报、档案一体化管理探析

伴随着信息化、网络化的发展，图书、情报、档案部门各自为政的管理方式已经不能满足人们对信息利用方面日益增长的需求，实现一体化管理是事业发展的大势所趋。图书、情报、档案等机构的一体化整合模式的实现具有了丰富的理论与实践基础。



标签：图书；情报；档案；一体化管理

《辞海》中解释：”一体化是指事物之间相互渗透、相互转化、相互制约的变化和趋势。”所谓图书、情报、档案一体化管理，是指将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体。打破图书、情报、档案之间的检索障碍，建立一个集开发、利用、服务于一体的新型文献资源服务体系 ，通过三者之间的协调与合作，实现图书、情报、档案的资源共享。构建以网络为中心的规模化、系统化服务格局，彻底以改变传统的分散的、单一的信息处理和服务方式。这样的管理体制强调在分工合作的基礎上，实现行业、部门在更大范围、更高层次上的信息资源的共享[1]。图书、情报、档案一体化的理论，从系统论的角度出发，对三者工作进行统筹规划和科学管理，它强调一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等指标之间的协调配置，以网络技术为基点，为用户提供集成的一站式服务。 通过实现系统化和规范化管理，从而发挥各自以及总体的最大效能。



1国内外对图书、情报、档案一体化管理的研究

中国人民大学教授吴宝康1956年指出，档案界要开展两个一体化研究，即文书、档案工作一体化研究和图书、情报、档案一体化管理研究。1974年联合国教科文组织在巴黎召开”政府间国家文献、图书馆、档案馆基础结构规划会议”，提出了建立”国家情报系统”（NAIIS）的计划。从20世纪70年代开始，我国也逐渐认识到了图书、情报、档案信息资源整合的重要性，理论开始转向实践。1978年，在中国科学院召开的图书情报工作会议上，赵克北提出了图书情报工作一体化的建议，决定在全国实行”图书情报一体化”管理体制，一时间引起全国包括档案、图书、情报界在内的文化系统的广泛关注。1985年6月，原教育部和国家档案局在成都召开档案学专业教育改革座谈会，会上强调当前档案工作和档案学研究面临的两个一体化的前景之一就是档案与图书、情报工作一体化”。最先实践图书情报工作一体化的是中国科学院文献情报中心，其前身为中国科学院图书馆 。之后各类情报所、图书馆、出版社也纷纷做出尝试，如1987年，中国农业科学院将其所属图书馆、科技情报研究所和中国农业科技出版社合并为”中国农业科学院科技文献信息中心”。天津医学科技信息研究所也在原来医学图书馆的基础上合并发展，集图书、情报、杂志和网络于一体。1995年上海图书馆、上海情报所合并，成立了上海图书、情报新馆，形成一体化管理。1996年哈尔滨医科大学图书馆和省医学情报研究所合并，成立黑龙江省医学文献信息中心，实现了一个大学图书馆与一个情报研究部门的合并。1987年国家组织建立”部级图




书情报协调委员会”，随即部分企业如武钢、宝钢等相继实行档案、图书、情报的一体化管理，充分发挥了文献信息的整体功能。2003年天津泰达图书馆作为一个全新的”图书、情报、档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的新型图书馆开始启用，这也是我国目前唯一实行图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制，文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆。



2图书、情报、档案一体化管理的可行性分析

2.1根源的一致性 根源的一致性是三者实现一体化的内在条件，为一体化管理提供了可行性保证。图书、情报、档案同属于知识信息，并通过一定的物质载体存储和传递知识信息，三者存在着天然的联系。在古代，图书、档案同源一体，古代人在生活和交往中，用结绳刻契的方法，标记社会实践活动和各种信息，起到保存、借鉴、传播的作用，这是就成为人类最原始的图书档案[2]。远古的图书、档案的收藏、利用是一体的。档案管理机构图书、修史与档案三位一体 ，难以分开。如古代集图书、情报、档案于一体最典型的机构是的具有国家图书馆（或档案馆）性质的藏书阁。随着生产力的不断提高，人类需求不断发展扩大，对图书、档案也产生出了多种不同需求。因此，原始的一体化结构开始分化：图书在档案的基础上发展并超越了档案的界限、范围和内容，成为可以广泛传播文献。情报是一种社会信息，情报活动自人类社会存在以来就有，它的信息源除了生产、生活中的直接信息外，主要隐含图书、档案中。可见，图书、情报、档案同出一源，三者相互渗透、相互交叉，又在一定条件下可以相互转化。



2.2相同的管理方式 图书、情报、档案管理工作虽然各自拥有自己的工作体系，但它们都是由工作子系统、业务建设和业务指导子系统、检索利用子系统以及教育和研究等子系统构成的。三者在每个子系统的诸多要素和工作流程上非常相似，都要经过收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务。在信息的输入、加工、存储、输出方面，都要经过分类、存贮、统计、保管、检索、编辑和利用等，他们的管理方法具有同一性。这种同一性便于对图书、情报、档案部门进行统一领导、管理、监督和指导。



2.3信息技术的发展 信息技术的发展为图书、情报、档案一体化提供了技术支撑，推进了一体化管理的进程。如清华同方开发的RFID图书档案管理系统。该系统分为五部分：①数据中心，它由中心数据服务器和管理终端组成，负责对图书档案管理信息集中进行储存和处理；②内务管理系统，它由管理终端和标签发行、打印终端组成，负责图书档案信息RFID标签的统一制作以及对新建图书档案装入RFID标签等工作 ；③流通管理系统，负责在用户归还时根据管理员在出借时在标签内写入的相关信息检验图书档案 ，并验证RFID标签内信息的；④查询系统，使用管理终端和手持机可以方便地查询每一件图书档案位置 ；⑤管理系统，对系统功能和权限设置、账号管理等，以自动化、信息化技术为依托，使得该系统可大大提高管理效率，信息技术保障了一体化的进程。2.4专业教育的发展 图书、情报、档案专业教育为一体化提供人力资源。美国著名社会学家加纳德先生曾经说过：”物的现代化是表层的，人的现代化才是深層的。现代化要先化人，后化物。” 图书、情报、档案一体化管理离不开人的因素，人才的培养必须以教育为依托。近年来，教育事业蓬勃发展，图书、情报、档案专业教育




已形成专科生、本科生、研究生和博士生四个不同层次的教育体系，每年向社会输送数以万计的毕业生，为图书、情报、档案一体化提供丰富的人力资源。根据教育部下发的《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》文件精神，各高校以”宽口径、厚基础”为依据，在巩固专业核心课程的前提下，也加大了对综合课程、交叉学科课程的设置，学生的综合专业水平得到了极大的提高，为实现图书、情报、档案一体化提供了人力保障。



2.5国家政策法规的保障 国家应履行宏观管理的职能，实行信息化建设的”统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互通互联、资源共享”的一体化管理模式。法律政策颁布专门的法律政策，合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题。合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题，对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义[3]。早在1987年10月，由原国家科委牵头，成立了部际图书情报工作协调会， 原国家科委、文化部、国家教委、中国社科院邮电部、国防科工委、电子工业部、国家标准局、国家档案局、国家专利局等15个部委参加了该协会，它是全国文献资源系统的最高协调机构。在标准化方面，国家也为图书、情报、档案一体化提供宽松的政治环境，1985年国家标准局就发布适用于图书、档案、情报各部门的《情报与文献工作词汇基本术语》，通过立法手段为，加快了一体化的进程。



3结论

总之，图书、情报、档案一体化整合模式的实现具有丰富的理论与实践基础，是我国文化事业发展的大势所趋 。图书馆、情报所和档案馆的快速发展建设、网络、计算机及信息技术的普遍应用、行业之间的广泛联盟和交流以及国内外的许多成功案例都为我国图书、情报、档案事业的一体化整合式发展提供了现实依据和可靠的保障。



参考文献：

[1]巩淑芳.高校档案馆与图书馆信息资源共建共享研究[J].科技信息，2010（35）.



[2]韩玺.图书情报一体化的回顾与新思[J].情报杂志，2009（5）.

[3]赵益民.图书情报档案事业一体化整合模式构建[J].图书情报研究，2010（1）.

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