如何做好企业办公室公文处理工作

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如何做好企业办公室公文处理工作

作者：李吉群

来源：《现代企业文化·下旬刊》 2018年第11期



摘 要 随着电力企业市场化进程的加快，办公室作为供电企业进行决策和做出规划的一个重要平台。其中公文处理是主要的工作内容之一，用于及时处理政务和记载经营情况，是企业重要的管理手段。

因此做好企业公文的管理工作和处理流程，才能经营决策和管理思路的准确传达，为企业管理及时提供可靠的信息支持和参谋意见。

关键词 办公室 企业公文 处理工作 问题 对策研究

一、前言

在供电企业发展过程中，企业公文作为企业运营过程中的重要工具。公文处理工作就是在办公过程中为日常管理进行服务，即对公文进行拟定、办理、传递和归档的工作，在企业管理中发挥着重要的作用。公文处理很强的政治性和工作指导性，如果处理不规范，会制约各项工作指令的顺利传达，影响重要工作的开展，甚至造成一定的经济损失。因此，供电企业在办公室管理过程中应重视公文处理工作，对公文的处理要规范，及时发现和修正存在的问题与弊端，促进企业工作的规范化、精细化与科学化发展，这样才利于提高办公效率，保障相关制度的执行。

二、办公室公文处理中常见的问题

（一）书写不规范的问题

在办公室公文处理过程中，经常出现书写不规范的现象，如公文类别的界定、标题的制作、文号的确认、正文的撰写、附件的添加等要素不完整；其次部分下属企业在上报的公文没有条理，不具备充足的支撑资料，例如一些经营管理类公文，提供的数据不精准、分析不到位，以及请示事项支撑理由与结论缺乏必要的联系。这些问题导致公文处理工作效率不高，需要下级部门多次上报材料进行补充，办公室处理人员反复审改，不利于公文迅速处理。

（二）公文处理流程不科学

供电企业不同部门在处理公文过程实际工作中，没有做到加强沟通，明确公文处理意见，有省略掉某些环节导致出现处理流程不科学的现象。目前存在公文审核的“倒流”现象，有的部门将拟制的文稿不送交办公室审核，直接送到领导手中或多头主送，出现越级现象。其次

如果公文涉及到多个部门，公文也会出现催办督办不尽责的现象，主办部门没有明确处理意见、时限，造成公文处理拖沓，公文的处理不严谨，缺乏合理性，造成工作的纰漏；没有做好协商会签制度，做到广泛沟通，减少出现错误的决策。这些都是在办公室公文处理中需要进行改进的。

（三）办公室公文的处理方式守旧

在竞争激烈的市场环境中，创新是企业可持续发展的基础。而从目前供电企业管理现状来看，存在办公室人员较少，一些人员经验不足，导致在工作繁忙、杂事凌乱的时候，处理公文


缺乏条理，无法高效开展公文处理工作。 因此，提高办公室工作人员的技能，、通过公文处理的制度创新和处理方式的创新来提高公文管理工作。

三、办公室公文处理问题的有效对策

（一）规范公文处理运行流程

在公文处理管理工作中存在着大量的工作步骤与工作岗位，不管哪一个环节或岗位出现问题都会影响到整个公文处理流程，要想保证公文处理工作的健康运行，在公文处理过程中要求做到科学有序、层层递进、有机连贯，积极推广应用办公自动化系统，及时登记，杜绝工作中的推诱扯皮。其次坚持主要负责人批示，分管领导审核，层层落实签审责任。最后，明确公文

的处理要求，长传下达时办公室人员首先明确每一份公文的内容、要求，做到传达准确，清楚。

（二）加强文秘队伍建设

供电企业在选择文秘人员时，应该严格控制人才的进出，尽量选择业务能力强、综合素质高的文秘人员。同时公文处理工作人员要加强人员素质的培养，拥有大局意识与全局观念。在思想上高度重视，不断提高政治素质，正确对待本职工作，培训学习公文理论，要求全面掌握公文理论知识，在提高政治理论素养的同时提高工作技能水平。最后，企业可以开展一些业务技能竞赛，开展广泛的业务培训工作，保证企业全部人员掌握高水平的业务能力，以及掌握不同法规与不同方面的实际情况。

（三）完善的激励机制

针对大量公文，办公室工作人员首先按照公文的性质和内容进行区分，并遵循“急件先行”的准则，保证紧急和重要公文先办理、先落实。同时缩短公文运转周期，做到公文责任制，在公文处理工作中采取科学有效的传阅，简化办文程序，减少不必要的重复过程。办公室要定期总结各部门公文的错误率、差错率，能使公文处理日益达到规范化与科学化，自行文规则、文种选用、体例格式等方面制订严格标准。应用合理的公文处理考核标准，做好指导工作与监督检查工作，及时奖励在公文处理工作中表现积极的部门。

四、结语

供电企业办公室公文关系到企业与各个部门的协调、沟通，要想高质量地完成公文处理工作，需要在实践中不断地摸索，提高工作人员的政治觉悟与理论水平，扎实专业技能，遵守国家制度与工作纪律，做到对公文处理精益求精，才能真正达到“以文辅政”的作用。

参考文献:

[1] 蒋达. 提高办公室公文处理水平的探索与实践[J]. 办公室业务,2014(9):6.

[2] 王渊. 如何做好企业公文处理工作[J]. 现代国企研究,2015(3):88-90.

[3] 陈瑜. 浅谈如何做好企业办公室公文处理工作[J]. 工作指导,2016(2):24-25.

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