表单化管理

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表单化管理



我们必须找到有效执行的制度形式，解决制度如何“落地”的问题。否则，员工就不能把制度视为工具，制度失去 “亲和力”，就只能被束之高阁。

■ 文/张 鹏 蔡晔 王朝硕

“你先告诉我,你怎么考核我； 我再告诉你,我怎么做。

”制度规范的作用就在于它能直接牵引员工行为。一般认为，制度是管理的基础，通过修编规章制度、加强基础管理建设不仅合乎逻辑，也是企业常用的方法。

然而，一个与之相关联的问题长期困扰着管理者，人们在呼吁、探索制度“落地”途径的同时，随着制度逐年修编累积，文本制度内容见增不见减，数量见多不见少。加之，企业不时以行政方式发布的各种规定、通知、决定等规范性文件接踵而至，一些文件经逐级转发，越来越缺乏个性，表现在标题不同、文体相像、语气接近、反复强调、内容雷同。导致制度“补丁”相互交织，执行者“只见森林，不见树木”。各级管理者都抱怨现行制度不是不够用而是太多，多得难以执行。令执行者要么望而生畏，不堪重负，敬而远之，要么我行我素，产生懈怠。制度越来越完善，执行者依靠制度的欲望却不见增强。

在实践中，我们发现，员工只在两种情况下是真学制度：一是考试之前，二是事故发生之后。因此，企业通过不断修编完善制度，加强基础管理的初衷就落空了。这是因为在现行环境下，各级管理者都筑起了制度越多越完善，灭失制度有风险的“责任意识”。

在文本制度中，尽管反复出现诸如“严禁”、“必须”、“不许”、“追究”等警示性语句，而不规范的生产行为依然屡禁不止，时有发生。所以，我们认为，管理需要制度，更需要有效的制度形式。

管理大师彼得·德鲁克说：“管理是一种实践，其本质不在于‘知’而在于‘行’；其验证不在于逻辑，而在于成果。”我们必须找到有效执行的制度形式，做好基础管理工作不仅要求科学、及时地修编制度，更要探索有效执行的制度形式，解决制度如何“落地”的问题。否则，员工就不能把制度视作工具，制度失去了这种“亲和力”，就只能被束之高阁，成为摆设。

企业形成和完善制度的途径通常有：在企业成立之初，可以聘请专家帮助撰写规章制度，采用这种方式，制度的有效性主要取决咨询专家的知识和阅历。另一方式就是借鉴他人，采取拿来主义。选择一家行业内公认的、管理口碑好的企业，将其制度作一些调整、修改便直接应用于本企业。这种方法不仅快捷，而且便于在较短的时间内向行业内先进企业看齐；在企业成长和发展的过程中，多数情况下依靠自己的力量修编完善制度。如果涉及组织重构，企业可能主动采取革命性举措 —— 实施流程再造。这或许就是企业制度产生、完善与灭失的生命周期规律。任何一位管理者都很清楚并且十分重视制度对生产实践的指导作用，但如


何运用制度指导生产实践似乎还没有找到好的办法，一直沿用“培训→背诵→考试”的逻辑，年复一年坚持不懈地组织员工学习文本制度，宣贯考试，提高思想认识。很多管理者不愿承认但又摆脱不掉把考试成绩与实操能力相对应的逻辑，如果考试成绩不能代表其实际操作水平和能力，还有什么方法呢？企业毕竟不是学校，这个问题是回避不了的,必须找到让制度更好地为流程服务的执行方式。

表单化管理是解决上述问题的最好方法，破解了执行制度“怎么做”的问题。一张张简单明了的表单，以直观的图形或简洁的文字将文字制度执行中的关键节点以表单的方式予以体现。表单的制定过程本身就体现了对制度的理解和对过往经验的总结,它是制度的另一种表现形式。

表单化管理是以工作表单为载体，将文本制度要求作为表单的执行内容和顺序，所以表单不过是制度规范的一种表现形式。照表单中项目和步骤执行，就是遵章实施的过程。实行表单化管理，员工需要用大量时间和精力投入学习文本制度－记忆－“在线”回顾，然后执行的过程为学习文本制度－“照单执行”－“离线”通过学习文本制度理解表单的过程。避免了由于对文本制度理解上的差异，导致工作成果的不确定，大大降低了员工的执行成本。员工作业时，只需要严格执行表单，照表单既定的步骤和内容执行就可以了，不需要靠记忆和对文本制度的理解执行，使复杂问题简单化，能够得到“想违章”都难的效果。

表单化管理突破了企业基础管理的传统思维逻辑，通过降低遵章（执行）成本，缩小与违章成本间的差距，解决了长期困扰管理者的制度如何“落地”的问题，实现了决策者满意，执行者愿意的多赢目标。表单化管理无疑是当前企业基础管理工作的着力点。在此需要特别指出，表单化管理绝不是对文本制度的否定。相反，文本制度与表单化管理两者不可或缺，共同构成了制度形成和“落地”的完整过程。人们学习的是文本制度，执行的是表单，再通过学习文本制度理解表单。从实践到制度，再回归实践，周而复始，符合人类认识事物的规律。

2007年，中国南方电网超高压输电公司广州局提出了实施表单化管理的理念和方法，在广泛征集员工意见和建议的基础上，于下半年正式启动了这项工作。广州局启动表单化管理时间不长，但已经在安全生产管理实践中取得了一些成效。 “两票”合格率达到100％，其中操作任务10325项、操作项数133217条、工作票2691张。设备紧急、重大缺陷消缺率100％，一般设备消缺率为95.82％。在贵广二回直流深圳换流站调试期间，4亿多项操作合格率达到100％，全局的安全生产水平得到了全面提高。广州局推进和实施表单化管理最重要的经验在于充分发动和依靠一线员工,并且表单的制定和推行一定要符合制度。其次，产生的工作量要比没制定表单前少，降低员工执行的劳动强度，简单明了易于操作，真正达到依靠制度规范牵引。不变形的重复使员工养成遵守制度，遵守章程的好习惯。如直流输电换流站阀片功能测试工作表单，将工作前需准备的工器具种类型号一一列出，将工作所需人员要求和工作中的危险点标注明确。在工作实施中，每一步都精确标明，或文字或示图，最后有完善的竣工和验收环节。该项工作的开展，只需按照表单的说明一项项操作就可以顺利完成，工作中保障安全的规章制度也融入了表单之中，以广州局肇庆换流站、宝安换流站阀片功能测试工作为例,其表单设计见表1、表2、表3、表4。

广州局通过集中研究学习规章制度、细化管理、梳理任务、简化流程等方式，精心编制工作表单，目前已形成一套涵盖安全管理、设备管理、技术管理、班组管理等500余例表单。

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