用word制作正规公文-电脑资料

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用word制作正规公文-电脑资料



第一步:设置版面格式

由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定，因此设置也带有一定特殊性，



3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。

第二步:制作发文红线

1.点击主菜单上“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏(见图4)。



因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“﹞”设置快捷键，



第三步:制作公文落款

一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命


令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。

1.点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框(见图6)。



3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。



在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。

第四步:制作落款粗、细横线

作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。其实完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:



而细横线则可通过先把输入法状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号(减号)，而后按回车键，一条细横线就会自动生成。

第五步:给公文添加页码

经过上面数步之后，一份正规公文基本出炉了，在完成前别忘了给公文加上页码，点击“插入→页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并去除“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)的


勾选，点击“确定”即可(见图9)。到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了(见图10)，领导审阅后非常满意。

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