公共基础知识教材精华汇编-第三章 公文处理

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第三章 公文处理

公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，包括发文办理、收文办理、公文传递、公文归档、公文管理等环节。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第一节 公文的发文办理

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。其中按工作性质可以分为制文和制发两个阶段。制文阶段包括文件的拟稿、审核、复核和签发等，它标志着开始进入发文办理阶段，也就是文秘部门制成文件雏形的过程；文件的制发阶段包括文件的缮印、校对、用印、装封和传递等，这一阶段是在拟成文稿的基础上进行的。 一、草拟与会签 1.草拟

草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。这是一项政策性、思想性和业务性都很强的工作。与公文处理的其他环节相比，拟稿的工作内容较复杂，所花费的时间、精力相对较多。文稿写得好坏，撰拟质量的高低，直接关系到机关能否准确、及时地传递政令，处理公务，沟通情况。 2.会签

会签也称会稿，是持草拟的公文与有关部门会商审稿。所拟的公文，如内容涉及两个或两个以上机关部门的职权范围，主办单位在文稿送审前应主动与有关部门会商审定，共同签发。会稿是为了保证文件质量，尊重机关职权，以便发文后能在执行中得到互相配合，更好地贯彻落实。

第二节 公文的收文办理

收文办理是指对收到的公文进行签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等过程，其中可分为收进阶段和阅办阶段两个部分。收进阶段包括文件的签收、拆封和登记，这是收文办理的开头几个环节。阅办阶段包括审核、拟办、批办、承办、传阅、催办等环节，这一阶段是对收进文件的进一步处理，其中承办是重点环节。 一、签收与登记

签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用：一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

登记是对文件收受进行记录。文件登记是公文处理工作中一项重要的工作制度，登记要准确、细致，手续要简便、有效，以便管理、查找、统计和催办。登记的形式主要有薄式、卡片式和联单式三种。

第三节 办毕公文的处理 一、办毕公文处理的主要活动

办毕公文处理的内容主要包括：清理与清退、利用与保管、立卷与归档等工作。 三、公文的保管

不同的公文有不同的保管方式，保管条件也有严格要求。文件的保管要有专人负责。通常文书人员收回文件后，应负责文件的安全保管。存放文件的橱、柜、抽屉等设备应坚固耐用，存放文件的地点应安全合理，如机要室要有铁门、铁栅等安全设施。秘密文件必须存放在有数字密码锁等保密设施的文件橱柜里。文书人员应经常留意检查保密设施，平时使用完毕的秘密文件，不能随手乱放，应及时放进橱柜内并加锁。文件保管还应注意防止各种不利于文件物质安全的因素对文件本身造成的影响，如文件应避免长时间在阳光下曝晒，还应注意防尘、防火、防各种化学制剂对文件的损害。处理文件时，注意不要让茶水、墨水等泼洒


在文件上。还应坚持分门别类地存放和保管文件。尤其是办理完毕收回的文件，应根据预先拟写的立卷类目及时归入相应的卷夹。因此，文件的保管应该坚持按立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的工作步骤和方法来进行。

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