文件受控管理规定

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中山市金哥电器实业有限公司

文件类别 生效日期

1. 目 的：

管理规定 20130621

文件名称：文件受控管理规定

编号:JG-HR-B-201301

版本：A0

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确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。 2. 范 围：

本程序适用于质量体系文件和资料的控制。 3. 定 义：

3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。

3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。 3.3三级文件：技术性文件：

3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。 3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。 4. 职 责：

4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最

新、有效的文件。

4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。 5. 程 序：

5.1 文件的编写、审核及批准： 项目

文件级别

序号 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4

编 写 审 核 批 准 控 制 部 门

一级文件 二级文件 三级文件 四级文件

ISO专员 主管、相关人员 相关人员 相关人员

管理者代表 经 理 主管、工程师

主管

总经理 管理者代表 经理 经理

文控中心/部门 文控中心/部门 文控中心/部门 文控中心/部门


5.4 文件的更改、回收及作废

5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交

由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。

5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。

5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子

文档。

5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心

外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。

5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限

文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。 6.流 程：见附件：文件控制程序流程图

流程图

制定/更改





提出申请

NG

核准

OK 登 记



发放/回收



归档/保存/作废

权责部门 各部门 各部门



总经理、管理者代表、经理、文控

中心



文控中心、相关部门

文控中心



文控中心、相关部门

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