员工档案管理制度

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员工档案管理制度

一、目的

为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。 二、归档范围

员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 三、档案管理员的职责

由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 四、归档内容 （一）员工入职档案： 1、个人简历或职位申请表； 2、应试记录；

3、面试评估/录用审批表； 4、录用通知书； 5、员工入职登记表； 6、员工信息登记表；

7、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件<驾驶公司机动车人员需提供>）； 8、原单位离职证明；

9、劳动合同（签订审批单、合同原件、续签意见表）。 （二）培训档案： 1、培训合同、协议；

2、培训相关资料及获取证书原件。

（根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容） （三）绩效管理档案：

将员工绩效考核相关的档案资料按半年归整。

（根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容） （四）员工异动档案： 1、试用期员工转正表； 2、任免文件；

3、内部调动审批流程表； 4、奖惩文件。 （五）员工离职档案： 1、辞职信； 2、员工离职审批表； 3、员工辞退审批表；

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4、离职工作交接单； 5、劳动合同解除证明书。 （六）其他资料档案：

劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 五、档案管理相关规定 （一）基础管理

1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

2、新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息台账。

3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档，应编号、制检索目录，文件按顺序打印编码，及时登录《在职员工档案登记台账》（附件一）、《离职员工档案登记台账》（附件二）。

4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。

5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

6、离职员工档案每月清查，离职人员人事档案的转递按人事档案托管相关规定办理；离职员工档案保存三年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）。 （二）档案的查阅

1、如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》（附件三），经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人、总裁批准后方可办理。

2、公司总裁、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。 3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》（附件四）签字确认。 4、查阅档案注意事项：

（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；

（2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总裁同意。

（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。

（4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。 六、档案的销毁

（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。

（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司员工档案资料销毁审批表》（附件五），经人力资部负责人、分管负责人、总裁审批后执行。

（三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》（附件六）永久保存。

（四）在销毁公司员工档案资料时，必须由总裁或分管负责人指定专人监督销毁。 七、制定、修订、废除与组织实施

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