质量管理体系文件制定、更改、换版、作废流程说明

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流程说明

一、流程名称：质量管理体系文件（包括公司制度）制定、更改、换版、作废流程 二、流程编号：GYGFC-QG-003 三、流程目的

明确公司质量管理体系文件（包括公司制度）制定、更改、换版、作废的整个过程 四、流程目标

规范从质量管理体系文件的管理工作，确保质量管理体系正常运行 五、流程负责人

直接负责人：企业管理办公室；间接负责人：公司领导、管理者代表、相关部门 六、流程描述

1) 相关部门、企管办制定新文件或提出修改建议，同时提出文件更改申请并填写文件更改申

请单，文件更改申请单中应包括更改理由和要求，重要的更改还应附充分的证据；管理者代表和公司领导提出的制定新文件或修改文件意见由企管办或相关部门编制新文件或填写文件更改申请单；

2) 企管办负责组织相关部门、人员讨论新文件；如果是文件更改，则组织原审批部门相关人

员进行审核、审批；

3) 然后报管理者代表审核，质量手册、程序文件经管理者代表审核，支持性文件由各职能部

门经理批准；

4) 除支持性文件外，其余文件需要报送公司领导审批；

5) 企管办负责文件的更改：在文件的更改栏中记录更改情况，并按文件《文件签收表》的名

单发放修改后的文件,同时收回作废的文件；对重要的更改还应发文告知文件使用人，修改完成后需要更改修订号，更改后的原稿文件列入《文件清单》中，作为文件的最新受控版本；文件经多次更改（“修次”号到“9”时）或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本；作废文件由企业管理办公室按《文件签收表》收回并记录，填写《文件销毁申请表》统一销毁；对于作废原稿文件加盖“作废章”及“参考”章后，由企业管理办公室保存；

6) 企管办负责相关文件的存档。 七、流程文件、表单

《新文件》《文件更改申请单》《文件》 八、业务风险

新文件的制定，文件的更改不符合规范，换版不及时 九、流程控制点 新文件或修改建议的审核、审批

控制目的：文件制定、修改符合规范

控制手段：组织相关部门、人员讨论新文件；组织原审核审批部门进行文件更改的审核审批；管理者代表审核，公司领导审批 控制依据：文件控制程序

控制目的：文件及时换版、及时替换旧文件 控制手段：严格按文件控制程序执行，重要的更改及时通知文件使用部门 控制依据：文件控制程序

文件的换版、作废

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