文档资料管理制度及实施措施

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9、文档资料管理制度及实施措施



（一）目的 ：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责,确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作,特制定本文件资料管理制度。

（二)管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发

1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档,需传递的及时传递。

1。2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。

1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。

2、版本更新

2。1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。


2.2、新接收改版文件、资料、图纸,如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张（某几张、某一部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换.

3、图纸资料的补遗和索赔

3。1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。

3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理,督促落实。

4、图纸不符的处理

收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。

5、对单位、分部(分项）工程的有关要求

5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。

5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写.

5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描

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