公文文书管理规定

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文书管理制度

1.0 目的

为提高办文速度和发文质量，规范公司文件管理，确保公司文件管理的协调性、有效性和持续性，结合公司的实际情况，特制订本规定。 2.0 范围

文书管理内容主要包括：外部来文（法律法规、上级来文、同级来文），公司发放的管理类发文、通知、纪要等。 3.0 管理要求

3.1 外部来文由总经办统一签收、呈阅。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。总经理根据来文情况确定具体处理人员。需要向总经理反馈处理结果的，由具体负责部门直接向总经理汇报直至完成。来文处理完毕后由总经办建立目录，分类备案。 3.2领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办立卷归档。 3.3公司的各类文件由相关部门负责起草；分公司、管理处的文件由各分公司、管理处负责起草，归口主管领导审核，总经理签发。审批后的文件，由基础管理部复核文件编号后，通过KOA公布，并由总经办发放、存档。

3.4加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办、以防积压或漏办。各部门对上级发来的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

3.5办公室根据会议重要程度决定是否编制会议纪要，会议纪要由会议记录人负责撰写，报参加会议职级最高领导批准签发，由总经办负责发放、存档。

3.6公文处理完毕后，对有保存价值的纸面文件材料，要按照档案管理的有关规定，由总经办立卷、归档，按照文件的重要程度确定保存年限。

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3.7公司各种文件的电子文书由总经办统一存档，永久保存。

3.8防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件加盖作废标识。

4.0 公司管理类文件编号规则

4. 1 为便于文件和资料的查找、追溯和管理，公司管理类文件采用如下编码规则：

Q/TD·XX——XX-XX——XXXX（——XX）

分公司、管理处名称代码

年代号

文件分类及顺序号 管理层次 企业标准代号

4.2企业标准代号由标准级别代号汉语拼音字母“Q”和企业名称代号汉语拼音字母“TD”组成，代表XX物业管理有限公司企业标准。

4.3 管理层次分三类：SC管理手册、CX程序文件、ZY作业文件。

4.4 文件分类由两位阿拉伯数字表示：01表示综合管理类；02表示人力资源管理类；03表示财务管理类； 04表示工程维养类；05表示客户服务类；06表示清洁绿化类；07表示公共维护类；文件顺序号由二位阿拉伯数字表示，表示文件发布的先后顺序。 4.5 年代号用标准发布实施的年号表示。

4.6 示例：2007年公司人力资源类的第一个文件表示为：Q/TD·ZY--02-01--2007 5.0 管理类文件格式 5.1 页面设置 5.1.1 纸张大小： A4

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