把好“三关”提高公文质量和处理效率

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把好“三关”提高公文质量和处理效率

作者：王慎贞

来源：《办公室业务（下半月）》 2018年第10期



【摘要】公文处理是机关单位实现职能、处理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面广、头绪多，稍有不慎就会出现纰漏。公文处理水平的高低既是对办公室人员素质和能力的一种考验，也是对公文处理精益求精的具体体现，只有公文处理水平提高了，才能真正达到“以文辅政”的作用。对此，本文针对此问题展开探讨，希望为广大工作者提供参考，以供借鉴！

【关键词】把关；提高；公文质量；处理效率公文一般由办公室负责制发和处理，办公室一名文书，一名文牍秘书，负责单位所有公文的核稿、制发和流转，还要负责单位其他文字材料的起草，工作量非常大。如何提高单位公文处理水平，提高工作效率，让秘书从重复、繁重的工作中解脱出来，有更多的时间去学习提升自己，写出更好的文字材料，是当前面临的一大难题。

经过一段时间的思索和实践，笔者认为应从以下几个方面做好工作，把好公文起草关、审核关和办理关，大大提高公文的办理效率。

一、把好起草关

作为工业生产企业，单位文笔好的并不多，各部门公文起草的质量更是良莠不齐。格式错误、语句不通、层次混乱等问题经常发生，有的文件改好多次仍然不合格。办公室核稿工作量很大，但实际上掌握了公文的基本格式，基本的公文写作方法，这些问题就能很大程度上得到改变。关于核稿，我经历了三个阶段：第一阶段：包办。各部门发来的文件，我都一一改过，然后送下一步处理。这样其实效率还蛮高的，但拟稿人认识不到问题在哪里，下次起草，依然错误频出。

第二阶段：一对一辅导。文件有问题，我不再代替修改，而是指出问题，退回拟稿人修改。但这样一来工作量更大，有的拟稿人这次改对了，下次旧病复发，挑战你的耐心！

第三阶段：微信群通报。建立单位公文微信群，核稿中遇到的问题，截图说明发到群里，拟稿人明白问题出在哪里，其他人也跟着接收教训。经过一段时间的熏陶，单位拟稿质量大大提升，低级问题发生的频率大幅下降。

同时，就一些常用文种的写法，好的公文范本在群里与大家一起赏析，让大家知道好的公文是怎么写出来的。这种交流方式简洁明快，受到大家的普遍欢迎，简洁明快的图片说明，让大家一目了然，公文写作不再神秘。

二、把好审核关

核稿，是保证公文质量的重要环节。按照公文处理流程，拟稿人拟稿完毕，送部门负责人审核。目前存在的主要问题是部门负责人把关不严，直接通过。一是增加了办公室核稿的难度，二是拟稿对公文的起草不够重视。毕竟部门负责人对部门人员岗位的升迁有着很大的决定作用。而办公室的核稿环节，最多只能是考核一次而矣。为此办公室多次在公文中强调，部门负责人要对本部门公文质量严格把关，同时设置部门兼职文书，对本部门公文进行初步审核。这样一来，撰稿人对拟稿质量的重视程度大大提升，报送公文质量也有了很大的提升。在办公室核稿阶段，对每个存在的问题都与拟稿人进行交流，确保同样的问题不再重复发生。

三、把好流转关

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