文件编号管理制度

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文件编号管理制度

1. 目的

确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转.



2。 适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中,所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理.



3. 总则

3。1 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用质量体系文件。

3.2 由行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3。3 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。



4.文件类别 4。1文件

1。管理制度 2。合同（招投标）协议 3.外来文件

4.2 记录

1.会议记录 2。检查记录 3。工作总结 4.工作计划 5.文件编号规则

5。1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：

简称：

5.1.2部门代号

XZ—-行政部 CW-—财务部 KF—客服部 XS—销售部 HX-化学部

WL—物理部 DGB-东莞办事处 XTB—新塘办事处 HJ—环境事业部

5。1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式，例如“1601”代表该文件是2016年1月制定

的。

5。1。4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编写,例如：“001”代表第一份文件。 5。1。5文件版本编号




下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:

起草版本的编号为0.1,0。2,0。3，..。，0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.1，0.1.1。1。一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自1。0。版本编号不断变化为：1。0，1。1,1。2，。。.,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2。2等。

5.2文件编码结构

XXX—XX—XX-YYYY-nnn

流水号（000-999） 日期代号（年份） 文件类型 部门代号 企业代号

5.3文件分类编码规则

公司规章制度—ZD 公司合同—HT 通知文件—TZ 重要文件—ZY 其他文件-QT 外来文件—AA

5。3.1规章制度和管理文件

格式:XXX—XZ-ZD-vdd

格式说明：公司名称-部门缩写-制度缩写-版本号

5.3。2合同（招投标）协议

格式:XXX—XZ—HT-P-yyxx-nnn

格式说明：公司名称—部门缩写—合同类型-年月-流水号

HT:合同类型（S—销售合同；P-采购合同;C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）

5。3。3外来文件

格式：XXX—AA-yyyy-nnn

格式说明：公司名称—外来公司名称-年份-流水号

5。3.4会议记录

格式：XXX—XZ—HY—yyyy-nnn

格式说明：公司名称—部门缩写—会议缩写-年份—流水号

5.3。5工作总结或者工作计划

格式:XXX—XZ—ZJ/JH-yyyy-nnn

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