管理制度模板-文件材料的收集管理

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文件材料的收集管控





第一条 坚持部门或科室收集、管控文件材料规章制度。各部门或科室均应指定专(兼)职文书员工，负责管控本部门或科室的文件材料，并保持相对稳定。员工变动应及时通知档案室。

第二条 凡本责任公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管控。

第三条 一项工作由几个部门或科室参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门或科室收集归卷。会议文件由会议主办部门或科室收集归卷。

1.责任公司工作员工外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关员工核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字或盖章认可后财务部门或科室才给予核报差旅费。 2.本责任公司召开会议，由会议主办部门或科室指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字或盖章认可后财务部门或科室才给予报会议费用。

第四条 各部门或科室专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门或科室的工作业务，掌握本部门或科室文件材料的归档范围，收集管控本部门或科室的文件材料。

2.认真执行平时归档规章制度，对本部门或科室承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办员工借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

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