高校公文处理工作中的特色案例分析

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高校公文处理工作中的特色案例分析

作者：祝贺

来源：《办公室业务》2017年第12期

【摘要】高校的公文处理工作有其独特之处，会遇到高校特有的问题，本文选取了实际工作中遇到的三个特色案例，分析一下原因，分享一下当时的解决办法，并提出笔者对于高校公文处理工作的一些想法。

【关键词】高校；办公室；公文处理；案例分析

高校的公文处理工作有自己的特点，在公文流转过程中会遇到高校特有的问题，有些错误在党政机关中不常见，但是在高校中发生的频率较高，笔者根据自己在高校办公室文书岗位上五年多的工作经历，总结了一些高校公文处理工作中的特色案例，并谈谈自己的看法，与大家交流分享。

一、收文时碰到了学术论文

去年年底有一次收文，某学院报送了《成立XXX本科专业的调研报告》，初步阅读，发现此“公文”有脚注、尾注，末尾还有参考文献，文件很长，调研的数据表格、图表确实很清晰；仔细审核，发现此“公文”涉及的请示事项较多，有招生指标、人员编制、学生住宿、课程安排等，这不但不符合请示类公文一事一报的原则，而且相关请示事项均没有职能部处的会签意见。这是一篇规范的学术论文，但不是一篇合格的公文。

此类报文，从程序上应拆分为几个公文，由职能部处会签提出初步意见后报校领导批阅；从行文上应开宗明义，言简意赅，写短文、说短话。但是考虑到相关教师同志为此事已进行了长时间辛苦的调研，报告也写得很翔实，时间又比较紧迫，最后综合学院的意见和公文处理程序，将公文修改为《关于提请召开成立XXX本科专业专题办公会的请示》，调研报告作为附件，先请相关校领导和职能部处阅知此事，随后召开专题会集中讨论，这样既不违背原则，又能提高效率，也不至于影响相关教师同志的积极性，会后以会议纪要为依据积极推进此事。 二、白头件、专报件的比率偏高

我校的“白头件”“专报件”比率较高，为此学校办公室专门设立了“领导交办文件”的登记制度，每年平均有280余件，是各部门正式报文数量的近十分之一，这些文件转到学校办公室，时效性已大打折扣；还有一些文件是“专报专取”，学校办公室不掌握任何信息，这样的文件危害更大。

一次学校主要领导与某区委书记会谈，让秘书同志找一下前段时间“报送”的我校与该区有关事宜的公文，我们经过仔细查阅，确定此文为“专报件”，随即联系可能报送此文件的几个部门，最后在其中一个部门找到了这个文件的协议，在会谈即将结束时才将协议呈送与会领导。

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