国有企业档案管理系统建设的重要性

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国有企业档案管理系统建设的重要性

摘要：随着当今社会经济发展的不断前进，信息技术的应用已经发展到了各行各业，这就为企业档案管理工作带来有利契机。档案管理系统，既可以解放人力，减轻档案管理者的工作负担，又可以提升企业资源的调取和共享效率，有效服务于企业的经营和发展。企业在档案管理系统的建设中，要积极引入信息化工具，创新管理手段，让信息化工具服务于企业的发展战略。本文就国有企业档案管理系统的建设进行分析。

关键词：国有企业；档案管理系统；建设 一、国有企业档案管理系统建设的重要性 1.顺应新时代的发展

档案信息化建设是时代发展的需要，当今的时代是数字时代，档案数字化是未来我国档案工作发展的一个必然趋势。原先企业在进行档案资料前期整理时是由人工立卷的，立卷人会根据自己的理解对文件材料进行分类，尽管都对照统一的标准文件进行操作，但因每个人理解能力的不同，不可避免地会产生分类不准确的现象，给后续立卷和档案利用工作带来不便。国有企业采用档案管理系统，系统可以提供设定好的模拟立卷功能，可以按设定组卷归档，方便后续档案的检索利用，降低人为因素在文件归档组卷中的影响，从而提高工作效率。 2.提高档案服务利用效率

传统纸质档案查阅繁琐，查询中会出现不完整、不准确、重复劳动等问题，多次查阅或复制档案，容易造成纸质档案的磨损，不利于档案原件的保存。档案管理系统建成以后，直接将传统载体转变为电子文件，直接采用计算机查询，精准、快捷、高效，打开电子文件即可即时阅读原文信息，打破了时间、地域的限制，提高了整体的利用效率，降本增效，实现了资源共享。 3.利用友好的使用界面，提高用户利用档案的满意度

档案管理系统信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。

档案管理系统信息平台建成应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或收集下载，均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，档案管理业务中的收集、整理、编目、存储、借阅、销毁等一系列工作都可在网络上完成。

二、国有企业档案管理系统建设目标 1.总体目标

建设一个能够覆盖整个企业，包括企业总部、项目部三级机构均可使用的、灵活的、易扩展的档案管理平台。达到系统内协同管理的体系平台，满足各个机构的档案管理规范、数据类型统一、信息显示完整的目标。达到档案资源的储存安全性高，利用率高，档案管理实现数据化、档案收集实现自动化、档案访问实现安全化、档案利用实现简便化，使之成为企业发展的重要信息管理平台。 2.具体目标

（1）实现整个企业范围的档案系统“一体化”。形成上下互联互通、覆盖全部档案资源一体化的档案管理平台，推动档案工作规范化和科学化，实现档案资源


充分整合和共享。

（2）实现与OA、工程管理系统、统一身份认证等系统的“全集成”。实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统形成的电子文档能够实时归档、实时接收，真正实现文档一体化和文件全生命周期管理。

（3）实现档案工作、业务过程及数据的全管控。通过档案管理系统，实现档案收集、移交、归档、借阅、查询、利用等业务的全程信息化管理；通过上下一体化的档案系统，实现上下级档案业务指导和监督；通过统一的平台，及时发布档案工作相关制度，方便档案人员及时了解和掌握；通过数据目录，可对全部档案数据进行维护，确保档案数据的安全。

（4）实现档案资源及其它相关资源的全覆盖。档案资料包含文件档案、工程档案、财务档案、人事档案、音视频档案等相关信息。系统不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广泛的领域，从而使档案信息资源成为一个超大规模的知识库。 三、国有企业档案管理系统建设策略分析

1.增强原有档案利用率，创新档案信息资源共享机制。面对新形势，档案管理系统除了管理机制上的创新变化，还需构建时代信息设备，形成网络数字档案信息共享机制，增强原有档案利用。对于国有企业档案管理系统的信息资源共享，其主要指通过信息沟通把两个以上或多个信息机构进行资源整合，从而扩大原有档案资源利用率，如一些国有企业档案资源过少，可利用档案信息资源共享机制补全档案资源，以此提高企业整体服务水平，满足用户对企业资源需求。所以，新形势下，增强原有档案资源利用率，创新档案信息资源共享机制至关重要。 2.健全档案管理系统的规章制度，在实际的工作中，企业要加强自身的档案管理的规章制度，在原有的制度上，结合实际的情况，不断地进行完善，确保档案工作的顺利进行。结合时代发展的潮流，引入一些新的管理理念和管理制度，制定科学合理的档案管理制度，是提高国有企业管理工作水平的重要保障，加强档案管理工作各个环节的监督和管理。从资料的收集到最终档案的借阅，都需要对每个环节进行监督，确保档案的内容完整无损。除此之外，企业要加强工作人员重视档案管理工作的相关意识，在工作时，严格遵循企业的规章制度进行操作，提升国有企业的档案管理水平。

3.加大信息化的投入力度。21世纪是信息化、数字化时代，因此国有企业档案管理系统在创新发展中，也需要紧跟时代发展的步伐与潮流，将先进的科学信息技术应用其中。首先要实现企业内部无线网与局域网的全面覆盖，促使各个部门、各个岗位的工作方法都实现信息化与智能化。方便档案管理人员第一时间搜集准确、全面的信息资料，然后展开整理、归纳、分析、保存与运用。其次要借助云计算技术、大数据技术等，建立数据库，将纸质的档案资料存入到数据库中。方便各个岗位职工的使用，实现资源的优化配置与数据共享。最后要做好软件设备的定期升级、硬件设备的定期更新。并且通过用户名与登录密码的设置，保障档案资料的准确无误;通过数据加密技术的使用，防止档案资料丢失与损坏;加强与专业维修人员的合作，定期进行杀毒升级，提高档案管理工作的效率与质量。 4.增强档案管理系统建设人员的专业能力和综合素质。由于档案管理系统人员的专业能力和综合素质对于档案管理这一工作的影响较大，提升档案管理人员综合素质和专业能力，就成为提高档案质量和效率的主要途径。为了加强档案管理人员的专业能力和综合素质，首先要从根源上改变档案管理人员整体素质较差的情况，因此企业在人员招聘的过程中，应该严格把关，以员工的能力和素质作


为衡量标准，选择和录用合适的员工。此外，为了提高已有工作人员的综合素质和专业能力，企业应该定期举办企业文化活动，并定期对工作人员进行档案管理知识的普及、培训，同时，对员工进行法律方面的培训和相关制度的培训，以此提高员工的能力，提高员工的工作质量和工作效率，促进档案管理系统建设。 结语

档案管理系统的建设，为企业员工提供了快捷方便的办公手段，企业的办公效率得到了显著的提升，同时企业的信息化管理水平也上升到了一个新的高度，对企业的发展和进步起到了极为重要的作用。 参考文献

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