公文处理工作应把好“三关”

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公文处理工作应把好“三关”

作者：张 莉

来源：《管理观察》2010年第34期

摘 要：阐述了公文处理的严肃性、准确性、规范性要求和公文处理程序的基本内容，对如何做好公文处理过程中拟稿、审稿、校对三个重点环节进行了重点阐述。 关键词：公文处理 公文拟稿 公文审稿 公文校对

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，担负着行使机关权力、组织和推动各项公务活的重任，是依法行政和进行公务活动的重要工具，代表了制发机关的法定权威并具有行政约束力。因此，制发公文是一项严肃的工作，必须按照既定程序、格式进行，必须通过文件起草、修改、审核、校对等多道工序层层把关，以确保公文的准确性、有效性、合理性。为提高公文质量，党和国家对公文的格式都做了具体规定。如《国家行政机关公文处理办法》第三章“公文格式”中规定“公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”我国公文文种的命名和涵义都由国家党政领导机关以规章的形式进行统一和规范，并在全国强制执行。 公文处理是办公室工作的一项日常性、基础性的重要工作，是机关实现管理职能的必要条件，是发挥办公室助手作用的重要途径，是做好档案工作的基础。公文处理具体包括公文拟稿、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。从公文的流转程序和受理对象来说，可以大致分为发文办理、收文办理和公文立卷三个阶段。公文处理质量和效率的高低，不仅直接影响着机关工作思路、工作部署的及时传达贯彻和各项工作的顺利开展，而且还代表了机关的良好形象，反映了机关的工作质量、效率及其工作人员的综合素质和政策水平。因此，做好公文处理工作，意义非常重大。

做好公文处理工作，提高公文处理的质量和效率，需要重点把好以下三关：

一是把好公文拟稿关。拟稿是公文的起草过程，是一项政策性、思想性、规范性和针对性很强的工作，需要高度重视，认真对待。承接拟稿任务的人员在起草前应当明确行文的目的、内容、要求和行文对象，主动了解近期领导的工作重点、工作要求和措施等，掌握与行文内容有关的实际情况，准确把握领导意图，力求做到心中有数，有的放矢；要注重加强对党的路线、方针、政策的学习与研究，所拟文稿必须符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；必须情况属实，观点鲜明，用材得当，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短，对于那些说了作用不大，不说也无妨的话尽量删除，以减轻领导同志阅文的时间；人名、地名、数字、引文准确；结构次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为


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“（1）”；必须使用法定计量单位；用字用词准确、规范；文内使用简称，应先用全称，并注明简称；初稿写出后，要本着一丝不苟、精益求精的态度对公文的主题、观点、材料、结构、语言等方面进行认真检查、推敲和修改，以提高文稿起草的质量，为后序的公文处理和提高公文运转效率打下良好的基础。

二是把好公文审稿关。公文审稿是为确保公文质量而进行的“把关”工作，是公文撰制非常重要的环节，更是一项非常严肃的工作。公文处理人员要本着尽量减少领导核稿工作量的原则，尽可能地把文稿中存在的问题解决在送交领导签发之前。

审稿的重点：一是审核发文目的是否明确，是否确需行文以及以何种名义行文。对于可发可不发的文件坚决不发。尤其是那些一般性号召部署多、可操作性强的具体措施意见少、内容空泛、没有多少普遍指导意义的文件，坚决不发。对可由部门自行研究确定解决的比较具体的事务，由部门直接办理，以减少分流一部分公文。二是审核文种选用是否恰当，与公文内容是否对应一致，公文标题是否规范。文种即公文的名称，是经过长期实践总结出来的，各有各的用途。不同的文种，体现了发文机关的权限范围和行文机关之间的关系，反映了不同的办文目的和要求，因此文种的选用必须根据机关的职权、所处的地位与发文的目的来确定，不能乱用。公文标题由发文机关（或叫签发机关）、事由（主要内容）和公文名称构成，有时虽可省略发文机关或事由，但却是有条件的，或是公文末尾已写明发文机关，或是公文内容很简短。有的公文只写公文名称，如“通报”、“报告”等，这样苟简是不符合要求的。三是审核公文内容是否正确、符合实际、有的放矢、切实可行，有无观点错误、界线不清、宽严失度、难以执行之处。四是审核文稿内容是否符合党和国家现行的方针政策法律法规，与正在执行的政策规定有无矛盾，如属提出新的政策规定，是否经过有关部门研究，按照职责权限，应由哪一级机关批准等。五是审核文稿结构层次是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否合乎语法、准确凝练；标点符号、计量数字、人名地名、专用术语等是否正确、规范等。五是审核拟定的公文主送单位、抄送单位、密级、紧急程度、主题词等是否符合规定；有附件的公文，在填写附件时，是否注明附件顺序和名称，有的公文只写“附件如文”或“附件×份”，是不规范的。

三是把好公文校对关。公文校对是公文撰制的后序环节，是保证公文质量、避免错漏的重要关口。文稿校对以定稿为基准，对制成的校样从文字、标点符号、图表、标记、格式到编排技术等进行全面核对校正。校对过程中要做好以下几点：一是准确。标点符号要与原稿相符，字体和字号大小符合要求，页码次序正确，印件规格合乎规定要求，正文、附件、图表、封面等各部分不发生任何疏漏。二是迅速。在确保校样准确无误的情况下，根据公文印制规定的时限要求，尽可能加快校对速度。三是保密。在校对过程中严格遵守保密制度，做到不丢失文稿、校样，不泄密。四是善于发现原稿中的差误。认真细致、精益求精，善于发现原稿上的错别字、使用不当的标点符号以及一般常识性差误等，对确有根据和准确把握的，可予以纠正。但应注明在原稿上的页码，以便拟稿单位校核时核对。其他情况的可在文稿或清样上标注或及时提请拟稿单位处理。◆

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