浅议公务文书的特点

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浅议公务文书的特点

作者：张沈豪

来源：《神州》2011年第04期

摘要：公务文书写作是一项复杂的、系统的精神劳动，要了解其写作特点及规律，必须对其中的各个环节、各种因素进行深入了解。只有把握了公文写作过程中各因素的作用，才能体味公文写作的真谛。本文将简要的分析下公务文书的特点。 关键字：公务文书；公务文书的特点；公务文书的写作

一、公务文书的定义

公务文书是指法定机关与组织在公务活动中使用的书面材料，它是按照特定的形式、经过一定的处理加工形成的，又称为公务文件。 二、公务文书的特点

公务文书的特点，是指公务文书有别于其他文体所独具的特点。 1.工具性

明确的工具性是公务文书的基本特点。公文是各级机关、团体、单位等组织行使业务职能和管理职能的重要工具。《国家行政机关公文处理办法》中规定国家行政机关的公文（包括电报）,“是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具”《中国共产党机关公文处理条例》也规定“党的机关的公文,是党的机关实施领导,处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。”代机关、团体、单位等组织立言,作为组织机构或领导机关意志的载体,服务于组织的领导和管理工作，这是公务文书的主要作用。 2.真实性

公务文书的大忌是失实。倘若下发的公文说假话,就会造成指挥失误!倘若上报的公文反映了虚假情况,就会导致领导决策失误，因此真实是公务文书的生命。公务文书的“真实”和文艺作品的“艺术的真实”不同,它必须是绝对真实的,即它的观点必须正确、鲜明,材料中的每一个细节、数据必须是真实的、准确的,用词造句也必须简明、贴切,因此公文写作排斥虚饰和曲笔。总而言之,公文一定要说真话、叙真事、讲真理!


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3.法规政策性

公务文书是一种传达贯彻党和国家政策方针的工具,尤其是法律文书本身就是国家法律法规的载体，因此这类公务文书的内容必须具备政策性、法规性。其他公文的内容也必须与有关法律、行政法规和上级有关政策的规定相符合,不得与之抵触。公文的作者与一般文章的作者不同，必须是具有法定职权的机关、单位或机关的负责人,而且只能在自己的职权范围内依法定程序制发公文,禁止越权制发。 4.实用性

公务文书是为解决在公务活动过程中出现的实际问题、从而为达到某一具体目的而撰写的。因此,它的内容具有特定指向,是直接针对某一现实公务活动的,并直接提供政策指导和事实依据来处理这一事务。这即是公务文书的实用价值。公务文书往往有特定的受文对象，不像文艺作品那样无论谁想看都可以看，而且公文的受文对象必须对来文作出反应, 或了解情况，或办理事项,或答复问题。公务文书是有实际效用的。此外，公务文书的实用性还体现在它的时效性上。其实用价值往往会受到时间的限制,一旦延误了时间就可能误事。因此必须要及时、迅速地对公务文书做出处理。 5.形式和格式上的规范性

公务文书在长期的实践中逐渐形成了一套特定的习惯形式,如标准的格式、约定俗成的语言风格、规范化的格式要求等,从而形成了它特定的程式性。公务文书的这一特点,更加明确了它的工具性，使它的应用性得以更好地体现，使它的时效性更为突出。这为公务文书的写作、处理带来了很大的方便,有利于效率和办文质量的提高。公务文书的规范性,要求它必须严格遵循中共中央办公厅、国务院办公厅等主管部门的有关规定来写作、处理,进一步促进公务文书处理工作的规范化、科学化、制度化、现代化,不断提高工作效率。 三、公务文书的写作

公务文书的写作客体是具有相对稳定性同时又具有多变性的。公务文书的相对稳定性,一是指公文所反映的公务活动,必须在国家法律以及党和国家的路线、方针、政策的规范和指导下进行,因此具有相对稳定性。二是指公务文书所反映的一切公务活动及与之相联系的群众实践活动必须要限制在一级领导机关（单位）职权所及的“公务 ”范围内,从而在空间上造成了公文写作客体的相对稳定性 。

其多变性,一方面是指随着改革开放的形势日新月异,社会不断发展,公务活动中也会出现许多新情况、新问题。另一方面是指不同性质、不同行业的机关、团体、单位即使在同一时间、地点、环境中履行职能,其具体公务活动也有可能不同。由于公务活动的这些基本特点,在公务文书的写作中要两头吃透,把握住以下几点 1.顾全大局


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各级各类机关、团体、企事业单位在撰写公文的时候都要从大局出发,把做好本地区、本部门的工作当作实现党的总路线、总任务的必要步骤和环节来对待。公务文书的写作工作要坚持顾全大局的一个重要方面,就是要做好协调工作。起草公文必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规,符合上级的有关规定。 2.坚持依法行文

推进社会主义市场经济体制建设的重要前提就是加强民主建设和法制建设。依法办事、依法行政,是我们做好各项工作的基本准则。这些原则就要求公务活动中必须做到依法行文。公文撰写者要学法、知法、守法，熟悉本部门的工作,熟悉与公文写作相关的法律、法规,从而避免违法行文现象的发生。 结语：

从事专业工作和行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以确保工作中各种关系的协调，使各项工作正确地、高效地进行。这样有利于机关文书工作的科学化、规范化、制度化发展，同时大大提高了机关工作效率。 参考文献：

[1] 岳诲翔.对几种常用公文逻辑结构规律的探讨[J].办公室业务.2007，（7）. [2]邓乃行, 林举英.法定公文写作[M].广州:华南理工大学出版社,1999. [3]冯继红.公文写作过程[J].应用写作.2006，（12）.

[4] 于庆勇,王治清.共性问题快速分析与写作方法探析[J].秘书之友.2006，（7）. （张沈豪，浙江树人大学人文学院涉外文秘(专)081 学生310015）

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