企业内部保密规章制度建设中的不足与完善

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二十一世纪的今天，网络咨询异常发达，信息传播速率和面较以往有了几何倍数的增长，可以说二十一世纪是信息时代的新纪元。作为一个大型企业，在信息时代的新纪元如何做好信息传达工作中的保密工作，或者说涉密信息传达和有效管理工作已经成为我们企业不能回避且亟需完善的地方。以下提出个人的一些工作观点供有关领导参考。

一、 做好保密工作并不是在信息流转过程中设置一堵堵墙

很多保密工作有所欠缺的企业和机构目前存在这样一种状态：小道消息满天下，准确通报天下事！这种不正常状态的存在从一个客观上说明我们日常管理过程中忽视了保密工作的重要性。

保密工作是围绕生产运行和行政管理过程中的重要一项工作任务，他应该是配合生产运行和行政管理需要而存在的，其主要目的应该是对于敏感信息和涉密信息实施有效管理和控制，简单一点说就是让应该知道的知道让不应该知道的人永远不能知道的一种管理手段。为了达成这种目的，职能部门最多采用一些简单的操作办法类似不允许使用传真发送涉密文件、不允许通过电话等途径通报涉密信息……，事实上这种简单的管理方法是在涉密信息传递过程中设置了一堵又一堵的墙，让信息无法及时传达到位。据我了解，很多单位为了生产运行和行政管理的需要，无奈地担负着泄密的风险违背上述“不允许”原则在操作进行涉密信息的传递。这种不和谐现象的发生从另一个侧面说明保密工作是配合行政管理和生产运行而存在的一种管理手段，决不能凌驾于行政管理和生产运行对于信息传递时限客观需求。为此建议职能部门在制定有关管理办法时，应该充分考虑行政管理和生产运行对于信息需求的时限需求，充分论证现有通讯及信息传递手段的可靠性，明确采取何种传递手段涉密信息或文件。

二、 浅谈如何开展有效的涉密信息管理

首先，保密工作须明确涉密处置人员的基本要求，只有明确了哪些人可以涉及保密信息，固定接触保密信息和文件的人是做好保密工作的基础。其次，保密工作须明确涉密信息的不同级别和对应的保密要求，简单一点说就是同样是涉密文件和信息，需要明确传达和下达的范围，避免无关人员接触涉密文件和信息是做好保密工作的重要保证。第三，保密工作是一项自上而下的，需要各级领导干部和普通员工共同遵守的原则，结合上述两点应该明确违背保密工作原则的行政处罚规定，这是做好保密工作的重要保障。第四，保密文件的下发、留存、借阅等须建立一整套完整的管理机制，宗旨只有一条，就是涉密文件和信息全面受控，具体一点说就是保密文件何时接收到的、谁负责保管、下发给了谁、谁因为何种原因调阅过，何时归还的、是否复印过，复印数量等等必须有明确记录，这是保密工作的核心内容。

三、 电子文档（文件）的涉密管理

进入二十世纪末，随着计算机产业和计算机辅助行政及生产运行管理的规模不断增大，更多的文件不再以纸质形式存在，而电子文档（文件）的保密管理确无形中成为公司保密工作的一块短板逐渐现象出来。为顺应电子商务的发展，同时做好保密工作，结合其他公司的管理经验，提供几点意见供参考：

首先，目前本企业内部办公网络具有一个先天不足，就是公司网页上所有文件均为完全


共享，也就是说不管什么类型的文件，只要在公司网页上存在，就可以被所有用户阅读和下载，且无法提供用户阅读和下载记录。我可以做一个耸人听闻的设想，一个设计公司内部战略调整的会议纪要被上传至公司网页上以文件形式下发，公司内任何一个拥有登录用户名的普通员工就可以阅读并下载，甚至可以传播到公司以外甚至是公司的直接竞争对手手中，导致公司战略布署尚未开展外界已获知具体内容。

其次，公司网页作业公共办公平台，其登录用户名尚未做到与人力资源并行。如今的世界人才流动的速度远远超过我们的想象，一个人如果今天辞职离开了公司或调离了原岗位，他的登录用户名是否第一时间被删除或调整呢？很显然，这方面的工作我们做的远不到位。但在另一个方面，一个人辞职或调离原岗位后他的工资会不会停发或调整呢，答案当然是肯定的。

第三，公司网页上文件下发缺乏明确的对象和受控级别也从一个客观上导致文件、信息甚至是保密文件和信息的非必要扩散。建议文件承办和下达单位须明确，并进行必要管理，控制文件扩散情况。

最后，电脑病毒已成为危机公司计算机网络运行和保密工作的重要因素之一，染毒电脑可能导致保密文件外泄或者保密文件存档丢失等情况发生。公司范围内尚无统一的病毒防范要求，所使用的办公软件业多为盗版，极易造成病毒的侵入。建议公司充分测评病毒、黑客等防范软件，指定统一的防毒软件，同时结合常用办公软件需求情况在采购硬件设施时一并配备齐全，形成统一可靠的标准。

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