行政机关公文格式常见错误

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行政机关公文格式常见错误

一、公文眉首常见错误

1、公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对1999年新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处。

旧《办法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置，"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角，"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的"发文字号"写成"×××[2001]1号"，这是不规范的，应改为"×××〔2001〕1号"。同时注意：序号用虚位（即1编为001），不加“第”字 2、文件版式

《标准》规定，发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。目前较普遍的问题是 ：上行公文版式不规范。对于上行公文，《标准》要求发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。上行公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。

二、公文主体常见错误

公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：

1 、文种。 文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了"指示"文种，而增加了"意见"文种。目前，有不少单位未将"意见"作为一个单独的文种使用，如"××关于印发《关于严格XX秩序的意见》的通知"，应该改为"××关于严格XX秩序的意见"。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，"请示"和"报告"、"请示"和"函"以及"公告"和"通告"等文种就经常被混用，有的该用"报告"的用"请示"，该用"请示"的用"报告"，甚至"请示报告"同时使用；有的按旧《办法》的规定将"公告"和"通告"作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将"函"用成"请示"，如"××县××局关于追加2000年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县××局关于追加2000年度办公经费的函"。再次，有少数生造文种的现象。使用规范的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如"汇报"、"批示"等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性，应按照党和国家公文法规规定的文种使用，决不能乱起"名称"，生造文种。如"××关于XX工作情况的汇报"，将"汇报"作为公文文种来使用，极不规范，应改为"报告"。 2、标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。目前公文标题存在问题较多，将稍


后粘出专帖。

3、主送机关。由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《办法》规定“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称”、"行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告"，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。

主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。上行文时，主送机关只能有一个。尤其像我们工商这样的垂直管理部门，上行文时只能明确一个主送机关，但要同时抄送另一个上级机关。

4、公文成文日期。 公文成文的日期，新《办法》明确指出"以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准，新《办法》仍未明确。另外，《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全。常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将Ο写成零。

6、空白处处理。新《办法》规定："当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识'此页无正文'的方法解决"，再如印章使用的规定、"请示"文件应当在"附注"处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。 7、公文生成标志。《标准》规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压线在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。而目前的常见错误是：单一机关制发公文在落款处加署发文机关名称的现象十分普遍；加盖印章随意性强。有的盖歪了或甚至盖倒了；盖章位置不正确。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，本应采取调整行距、字距的措施加以解决而使印章与正文处于一面。而有的行政机关经常采用标识“此页无正文”的方式解决。

三、公文版记常见错误

公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词了（稍后用专帖说明）。另外在以下几处也容易出错：

1、抄送机关标识不规范或仍有抄报字样。 3、印发时间未用阿拉伯数码标识。

此外，在公文版记部分，新《办法》已经取消了"份数"“起草人”“校对人”等项，但仍有不少的单位在公文中标识"份数"。

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