医院会议室管理及会务制度

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医院会议室管理及会务制度

一、制订目的

为加强对会议室的管理，保障会议室在正常使用状态，规范会议服务，特制定本管理制度。

二、会议室使用管理

（一）会议室使用管理医院办公室协调负责，并实施监督。 （二）为了避免会议发生冲突，各部门使用会议室需提前1天与办公室确认，以便统一安排。

（三）未经允许，会议室不得挪借他用。

（四）非参会及培训人员，未经允许不得随意进入会议室。 （五）临时召开的医院紧急会议由院办进行协调布置。如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，院级会议优先于部门会议，部门会议由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

（六）各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等。 （七）开会期间，爱惜会议室的设备及物品，不得擅自使用和操作，挪用的桌椅等设施要及时归位，以方便下次会议使用。

（八）会议结束后,会议主持人负责安排及时整理会议场地,关闭电器、电源设备等,如发现设备故障和公物损坏应及时上报院办,以便及时修理,保证其他会议的准时进行。损坏物品(如：水壶、杯子等)由使用部门负责补齐。

（九）严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会、大声喧哗等。


（十）室内物品未经批准，不得私自转借他人或挪借他用。若需借用会议室内的物品，须填写物品借用申请表经院办批准，使用后及时归还原处。

（十一）会议结束后关闭电源、电器、门窗;保持会议室整洁。 （十二）会议室清洁卫生由保洁公司专人负责，每日打扫一次，特殊情况随时保洁。

三、会议服务

（一）原则上会议前的准备、会议期间的服务及会议结束后的整理皆由主办部门负责，如因特殊情况需要院办协助服务的需提前告知办公室。

（二）院级会议及院级对外接待会议由院办派人负责会议全程服务。 （三）会场服务人员应根据参会人员数提前安排好桌椅，准备好茶叶及开水，等待参会人员进入会场，并视会场情况及时调整座椅。

（四）如需打印座签的，应提前审核参会人员姓名和职务，并按照职务顺序摆好座签。

（五）会议期间，服务人员适时为参会人员加水，并注意安全，避免烫伤。

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