Word及Excel文件格式规范

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文件格式规范

1 目的：统一文件格式，提高文件审批效率。 2 范围：适用于***所有文件管理的过程。 3 职责

3.1 行政部：负责本文件的拟制、修改与监督执行；

3.2 部门/单位负责人：负责本部门/单位文档格式的正确使用与自检。 4 具体内容

4.1 Word文档的规定

括四部分内容：文件名、标题、正文、落款。 4.1.1文件名的规定

（包括Word文档及Excel表格） 的文件名要按统一格式命名：（日期）＋（文档名）＋（版本标识）+（作者名）（如：18.8.14会议管理制度1稿－刘静静、18.11.29人力资源部本周工作总结及下周工作计划－李凯）。让接收文档的人在没有打开文档时，已经能大体了解有关文档的一些基本情况，有利于接收人处理、分类存档；更有利于使用者查找使用。 4.1.2 标题

1）文档必须有标题，能够对文档内容进行概括摘要。

2）文档标题简洁明确，避免出现无关字眼，无特殊情况不要跨行。 3）文档内外标题的文字内容保持一致。 4）文档标题不要出现空格。

5）文档标题格式：字体小二号，加粗，宋体，居中。 6）标题的行距采用段后间距1行的标准。 7）副标题规定

制度文档不需要副标题，其他文档如果有副标题，格式为：宋体、小四号字、右对齐，在副标题的下面要注明部门/单位名称及作者名字，部门/单位名称与作者名字之间要空2格。如果没有副标题，在副标题的位置注明部门/单位名称及作者名字，部门/单位名称与作者名字之间要空2格。 4.1.3 正文

1）正文的页面边距按word软件默认版面尺寸（左右3.18cm，上下2.54cm）。 2）所有文档的正文用宋体、五号字的格式；内容少的时候，可考虑用小四号字。

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3）正文中的小标题或者另外起行的段落，都要采用首行缩进2字符的规格。 4）正文中有需要强调引起注意的文字，将该段文字用黑体加粗。

5）附件标注应位于正文之下，落款之上，另起一行左对齐，例：“附件：XXXXXX”。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

6）文档内容如分为多个部分，每个部分的小标题字体加粗。 7）正文的行间距，正常情况下统一设置为1.5倍行间距。 8）页脚必须设置成：第几页，共几页的格式。

9）正文内容中的标点符号一律在中文输入法格式下输入。

10）正文内容中的数字，一律采用阿拉伯数字书写。涉及到金额时，需同时书写人民币大写及小写，出现大小写不一致的情况时，以大写为准。

11）在撰写过程中，如文中重复出现公司名称时，可使用规范化简称（关系到法律文件时一律使用全称），即使用“以下简称XXX”。

12）正文内容中需要使用数字表明顺序时，使用优先级别为：“一”“二”“三”— “（一）”“（二）”“（三）”—“1”“2”“3”—“（1）”“（2）”“（3）”—“①”“②”“③”。 4.1.4 落款

1）落款包括发文部门（或发文人）名称及成文日期，如果副标题已标识了发文部门（或发文人）名称，则不用重复。

2）落款内容分两行填写，发文部门名称在上，成文日期在下。

3）所有文档正文完后，要空出3-4行（如果因空出3-4行，就形成新的1页的情况除外），右空4-7个字的格式，利用计算机的自动时间设置，注明写作时间，例如：二〇一四年十二月四日。

4.1.5打印文档时，一律采用A4型号纸张打印。

4.1.6文档要做到一文一事，涉及内容不同的另建文档，单独设定。 4.2 Excel表格规定

4.2.1标题格式：宋体，16号字，加粗，居中。

4.2.2表中内容用宋体、10号。如果因为数字占用表格空间较大而影响打印范围，可将数字格式采用TIMES NEW ROMAN，可有效节省空间。

4.2.3使用预览功能将表格设置为水平居中，调整页边距，避免表格内容超出一页范围之外。

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4.2.4行高及列宽根据表格内容及纸张大小设计，内容不要超出表格范围。 4.2.5表格的边线就用默认设置即可。

4.2.6如果对表中有需要注明的事项，可填加“批注”，用鼠标右键“填加批注”。 4.2.7表格制作好后，在表下面的表框外靠最左边，如果不需要领导审核、审批的，注明“制表人：XXX”及“制表时间：XXX”。如需领导审核、审批的，注明“拟制：”“审核：”“审批：”，并空出地方以备签字，要求排列美观。

4.2.8如果Excel表格打印时为多页，要将页脚必须设置成：第几页，共几页的格式。 4.2.9如果Excel表格打印时为多页，都要设置“打印标题”的格式。 4.3 文件格式的检查

4.3.1所有对外文件都要经过**部的审核。

4.3.2各部门在内部自用文件、上报文件时，都要按照以上的格式规定执行。各部门的负责人要定期检查文件格式是否符合要求，填写《文件格式检查记录表》，每年不少于4次。 4.3.3集团程序中心利用每年组织内审的时机，对各部门/单位的文件格式进行检查，填写《文件格式检查记录表》。

4.3.4针对文件格式不符合要求的，要求进行整改，且进行本文件的再次学习与培训。 5 引用文件 无 6 记录表格

6.1《文件格式检查记录表》 6.2《文件格式不符合处理单》

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