规范管理提高工作效率

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规范管理提高工作效率，防范经营风险

规范 流程 表单与文档资料 沟通 专业

一、 规范：规范即规则，“没有规矩不成方圆”。规范包括我们的工作行为规

范、客户服务的管理规范、制度规范。 1、工作行为规范：

① 对内对外言行规范。 ② 工具包、资料夹，文件包（包含电子文档）、档案袋的整理规范。工具包、文件夹是否完全保存了业务工作所要应用到的全部资料文件？需要复印以后要归还到文件夹，避免丢失，重复打印复印等等。 ③ 同事之间，管理各层级之间的合作、沟通规范。最大限度避免工作中的杂乱、无序造成工作效率的低下、重复与浪费，甚至失误。小到文档、资料的打印复印、文具的领用、大到一日、一周一月工作、行程安排，大有规范和讲究，条理、规范和细致本身可以让我们养成良好的职业习惯和素质，同时也能在细微处发挥公司以及个人管理的巨大效益 2、客户管理服务规范：

① 入职、离职流程规范。按照流程规范做事，失误会少很多，效率会提高很多，即便是错，也不会错的很远很离谱，这是其一，其二，确定的规范流程能让后来新入职员工提供很大的便利，为成长中的管理者提供了管理的普遍模式。 ② 派遣员工档案管理规范。（纸质文件、电子文档与管理表格系统规范）第一，公司各业务部门涉及的管理表单有很多，表单管理的好处是清晰，明细，可备查，也是各业务进程的真实记录。学会表单和档案管理的技巧和方法，事半功倍。比如，客服部门要用到员工登记表、体检报告、合同、员工签字的培训记录表、入职员工花名册，参保员工名录、办理工资卡员工名单、工资发放名单、厂家考勤记录表，工资明细清单等，以后随着业务的扩展，表单还会更多。第二，做客服的还需要学会做电子表格，有临时的应用表格，有公司规定的电子表格系统，按照业务厂家、时间(日、周、月、季度、年份)、表格内容三个维度清晰反映业务进程或是业务成果。比如：建立客服电子文件夹：八月份客服文件夹/华欣集团客服档案/入职员工登记表、体检人员明细表、合同签订员工明细表-------华欣集团派遣员工记录总表、华欣离职人员登记表等等。而且，有关联的表格和文档最好放到一个文件夹中，每个文档和表格都必须要有表头，文档名，易于识别和查找。我们做的表格大多是动态表格的，要时时的做修改和更正的，所以，要有更改的时间记录。或用不同的颜色、填充色加以区分开来。第三，纸质文件袋是我们用量比较大的，文件放入文件袋后，用铅笔在文件袋封面写上袋内的文件名称，数量，取出或新加入都必须在相应的栏目里做修改。这样，文件的保存和方向都有据可查。比如，我们的派遣员工文件袋中应有员工信息登记表（电子）、派遣合同、身份证复印件、相片、体检报告等等。第四，我们以后会用到网络版的CRM系统，也就是客户关系管理应用软件系统，有了这个系统以后，对企业客户及其人事经理甚至车间负责人、班组长等、派遣员工都有一个动态的、实时的、可提醒的管理过程。 ③ 社保、工伤、工资管理规范。这一块有专业要求，同时也有巨大的经营风险防范意义。业务洽谈中的风险规避，招聘客服中的流程风险控制。

二、 流程：流程是保证业务有序进行的业务进程及各环节的控制，是业务工






作必须要遵循的行为准则，执行规范、标准的业务流程是一个公司内在素质的最好体现。（有没有流程？流程是否专业规范？流程是否体现了业务全过程并有利于工作效率的提高以及是否在这个流程中已经可以防范一定的经营的风险？流程是否得到完全的执行？）

1、跨部门业务流程：市场——招聘——客服——财务

2、 业务部门内部工作流程：附聚仁人力招聘客服管理流程 ① 市场部工作流程。 ② 招聘工作流程。 ③ 客服工作流程。 ④ 流程中的各部门岗位职责。

三、 表单与文档资料：表单是规范管理过程，呈现管理成果，查询及动态删

减的重要工具，从业务的起始阶段到一个业务的终了期间会有很多不同类型和功能的表单连贯着，完整的表单系统可以全面的反映业务流程中的各环节的数据、进展、执行结果并可因此作业务分析以改进提高业绩。四大类，计种30。且还在不断完善和补充。文档资料是公司内部业务文件、管理培训学习文件、各项管理制度等。 表单：

1、业务类：①工作日志②一周工作计划③周总结④月总结⑤（ ）派遣招聘日报表等⑥市场部招聘业务交接表（纸质文件）⑦招聘简章、⑧招聘广告、⑨招工小字条。

2、档案类：①聚仁公司派遣员工信息登记表、②员工体检报告、③派遣人员体检明细表、④派遣员工派遣合同、⑤聚仁人力培训签到表、⑥派遣员工资料登记表（相片、身份证复印件、学历证书、职称证书）、⑦（ ）入职员工花名册、⑧（ ）员工参保名单、⑨（ ）员工派遣员工考勤记录、⑩（ ）员工工资明细清单。

3、管理类：①派遣员工离职申请单、②派遣员工调动通知单、③派遣员工请假申请单

4、电子档案：①（ ）月份派遣员工登记总表（子表项目分厂家）、②（ ）厂家文件夹/派遣员工信息登记表（已签合同在岗）、③员工体检明细表、④员工签订合同名录、⑤参与培训员工名单、⑥派遣员工资料登记表(身份证、相片、学历证书等)、⑦（ ）入职员工花名册（ ）员工参保名单⑧（ ）（ ）月份员工派遣员工考勤记录⑨（ ）（ ）月份员工工资明细清单。 文档资料：

1、公司规章制度 2、公司样宣

3、聚仁派遣服务推荐书 4、派遣业务合同书

四、 沟通：沟通是最低的成本，也是合作的基础。沟通能力是职场最重要的

一种能力之一，包括对内与团队成员之间、上下级之间的沟通，对外与客户以及派遣员工的沟通。沟通的目的是让对方接受与理解。要做有效的沟通。沟通是要解决问题的。

五、 专业：相对来说， 人力资源行业的专业性很强，包括劳动法律法规、

合同规范、人力资源行业知识等等，最好是行业的专家，至少也应该是行家。

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