文档5S管理规范

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文档5S管理规范

1.0目的：

为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制

定本规范。

2.0适用范围：

本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理，ISO体系

文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。

3.0定义：

文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。

4.0职责：

 各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员对本部门的文档的管理、标识、销毁等相关工作负责。  5S检查组对此文档管理的状况做检查。

5.0规范

5.1管理与标识：

 所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上，草稿纸除外，但需要整齐摆放；

 两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面；  一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面；  一年至两年才使用的文件标识好放在仓库；






 除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁；（详细见后页储存年限表）

 非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐摆放；需要以颜色、由低到高来区分；

 文件栏内三格以上的需要标识文件的种类；  文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅；

 存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、防盗、防潮、防虫等措施；并定期自检，发现问题及时解决；存放期限到期后，应按照规定进行销毁处理。

所有的文件夹必须要有标识，可自行设计，字体不做限制，内容至少应包括公司的LOGO和相关下述内容，如：









生 产 资 料



人 事 档 案



生产部 02

审计部 03

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