会议管理规定

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会议管理规定



会 议 管 理 规 定



第1条：目的

为加强公司的会议组织纪律，增强员工的时间观念和效率意识，保证各部门之间能够及时、高效地进行信息的沟通和传递，特制定本规定。

第2条：适用范围

本规定适用于公司公司级会议及各部门之间的会议组织。但例会形式的除外。

第3条：会议信息的收集

1、每月的20日，管理部稽查员对各部门次月会议召开计划进行收集（收集内容包括会议召开的具 体日期、会议名称、时间、地点、参加人员以及会议所需的设备等）并整理成《公司XX月份会 议召开计划》；

2、每月22日前，《公司XX月份会议召开计划》经管理部副经理审核后，于23日提交给公司总经 理或副总经理批准后张贴和邮发到各个部门；

3、每月的会议计划召开情况由管理部稽查员进行跟进、监督和反馈。

第4条：会议发起

1、月工作计划会议、月工作总结会议及公司级临时会议等由管理部作为发起部门。

2、总经理或副总经理认为必要时，可直接通知相关部门负责人或相关人员，随时组织召开会议。 3、因工作开展或处理时，关联到其他部门而本部门不能解决的，经所在部门经理同意后可作为会议 发起部门。

4、部门内部或部门间为了沟通召开的临时性会议，由提出人向所在部门经理提出，同意后提出人作

为会议发起人员。



第5条：会议组织

1、公司级会议召开的时间、地点、与会人员等以当月《公司XX月份会议召开计划》为准，如因其

他原因需调整召开时间时则以管理部相关人员的口头通知为准。

2、部门级会议召开的时间、地点、人员和讨论的议题及需准备的资料，由会议发起部门相关人员负

责发出《信息联络单》至有关部门负责人，并组织会议和召集相关部门人员协商解决，《信息联络单》必须最少提前半天发至相关部门。

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会议管理规定



3、相关部门负责人接到通知或《信息联络单》后，应安排人员代表本部门按时参加会议。

4、部门内部或部门间为了沟通召开的临时会议，以口头通知为准，由会议发起人员组织召开会议，

临时组织召开的会议不列入考核范围，但与会人员必须按时出席。

5、会议发起部门或会议发起人员在主持会议时，必须维持会议的严肃性和有效性。

第6条：会议记录

1、会议的记录由发起部门负责会议过程中的内容及会议决议的记录，并于会后两天内整理出该次会

议的《会议纪要》。

2、 《会议纪要》经与会部门负责人认可后，由会议发起部门负责人确认并签发，发起部门保管原稿

并拷贝发放（或邮发）给与会部门。

3、 会议发起部门负责人可以根据会议内容及决议的实际情况决定是否有必要拟定《会议纪要》，需

要拟定时按上述1和2点执行。



第7条：会议决定的执行与监督

1、管理部负责公司级会议的“会议决议”实施、执行和落实状况的跟踪、监督及反馈工作；

2、部门级会议经理未出席时，与会代表应及时将会议情况向经理汇报，会议发起部门负责会议决议

实施状况的跟踪及反馈工作。

3、会议决议一经发布，各部门应严格执行。

第8条：会议的出席及处理

1、正常情况下，与会人员不允许请假。因其他原因确实不能参加的人员需有正式的请假手续，否则

按缺席处理（缺席即算作迟到2次，出差人员除外）。

2、由管理部发起的公司级会议，不能出席会议者需取得总经理或副总经理批准，否则按缺席处理。 3、部门级会议需有会议发起部门负责人同意后方可请假。

4、为保证会议按时、高效地召开，参加会议的人员或相关人员注意会议召开的时间、地点、议题等

内容，并提前做好准备和准时出席，会议开始之前，会议发起部门（人员）不再重复通知。 5、与会人员出现“缺席”或迟到时，会议发起部门（人员）必须将《会议签到表》复印一份提交给

管理部考勤管理员，由考勤管理员在该员工的月考勤结果中予以体现；迟到和“缺席”者的处 理按公司《就业规则》第3章“员工出勤的管理”第21条第2、第3点或第23条进行处理和 执行。

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