如何策划和组织活动

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活动的筹划与组织



大家下午好！我是 *** ，很快乐能来到新校区和大家作交流。我的个人简历已经放到 ppt 上，大家可以记下来，以后不管生活学习还是工作上遇到了什么困难都可以来找我，我会尽心的去帮助大家。



那好，现在言归正传，我今天要讲的内容是活动的组织和筹划。说是给大家讲，其实我也是把我过去一些对组织和筹划活动的认识和经历讲出来，可能有一些地方还不到位，希望大家听后可以给我听出珍贵的意见。筹划和组织活动其实是一个很泛的话题，根据活动的定位，主题，内容，参与人员等不同，有着不同的筹划方向和组织模式。通常都包括以下几个步骤：



一、确定活动的目的



举办一场活动首先就要明白为什么要举办这个活动，也就是说举办这个活动有什么意义。为什么要和大家着重讲这个问题？因为我在大学这两年多的时间里组织过很多活动，也参加过很多活动。其中很多活动筹划书上写的都是繁荣校园文化，丰富同学们的生活，但是办到最后很多都没有到达预期的效果，这就是中间这个实现目标的过程出现了偏差。这个有很多原因，比方说有些组织办活动沿袭上届活动，而不看这个活动举办的背景、时间等都已经发生了变化，只是想当然的以为去年办了，所以今年也得办，根本没有想到办活动的目的是为了什么。给大家说这一点也是要告诫大家决不能为了办活动而办活动。



二、要对活动有准确的定位



知道了活动的目的，下一步就要确定活动的性质。活动主题的不同，活动背景不同，活动主办单位的不同，参会人员的身份不同，都决定了活动性质的



不同。有时需要严肃庄重，有时可以轻松活泼。今年5.12 的时候我看到一个报



道，说的是有一家专卖场为了买东西，特别借这个特别的时期举办了一次歌唱大赛，就是现场报名参加，其实就是一次促销活动。后来有人把这个事传到网上去，引起了轩然大波。我不知道后来这家店怎么样了，但是大家可以想一下还有人到这家店买东西没？是吧，你说在这个举国悲哀的时候，你搞一场歌唱大赛，而且还是流行歌曲，不是没事找事吗。这个就是要告诉大家，举办活动前，要认真分析活动背景。因此，在综合考虑各要素的根底上，找准定位至关



重要，也决定了整场活动的成与败。

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三、 制定详细的活动方案



当活动进入实质性操作阶段时，必须制定出一套详细的、可操作的，具体



的方案。详细的活动方案一般都要包括以下四点：活动前期的准备工作，活动



现场的分工，活动后期的收尾工作安排以及可行性分析和备选方案。



〔一〕、活动前期的准备工作



活动前期的准备工作是最繁琐的，最费时，也是最需要精心准备的。前期



准备工作的完善与否，很大程度决定了活动完成的顺利与否。前期准备工作必



须包括如下要素：



1、明确活动的整体信息。包括活动的时间、日期、主题、目的、参与人员、



活动主办方和协办方、经费来源等。



2、根据参会人员以及活动性质，确定活动地点以及活动流程。



3、制订准备工作进度表，详细列出各项工作，并明确相关工作负责人。包



括会场的整体布置、活动签到处的摆设、活动资料的准备、参与领导及嘉宾的



邀请、领导座位牌的摆放、暖场音乐的播放、主持人的沟通等细节的工作，需



要认真对待、精心安排。还要充分发挥团队合作精神，强调高度责任感，确保个人负责的每项工作都能落实，不出过失。



4、注意节点：每个工作人员都必须记住几个主要的节点，例如活动流程、



关键环节、考前须知等。



〔二〕 、活动现场的工作分配



1、提前进展沟通，明确自己现场工作职责、熟悉同伴的工作职责，知道发



现问题了应该询问哪些人员。



2、确保工作人员提前到位，检查工作落实情况，发现问题及时解决。



3、整个活动流程派专人全场跟踪，现场遇到的紧急情况要随机应变，第一时间处理。



〔三〕、活动后期的收尾工作



包括安排专人欢迎领导、专人整理资料、和专人负责费用结算等。



〔四〕、考前须知



方案中要明确一些考前须知，例如着装要求、迎接礼仪和工作人员纪律要



求等。

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