行政文员岗位说明书

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行政文员岗位说明书



部门 任职人



岗位名称 直接上级



定员人数 工作日期



岗位概述 工作准则 职 责 一

负责公司前台接待、电话转接、办公耗品、店面营运物品的管理、办公环境监督、商品库存汇总和月末相关工资资料汇总工作、常用公文的拟稿 细心、耐心、诚心；日事日毕

职责表述：负责客户来电、来访的接待、公司文件、政策及相关资料的上传下达

工作任务

公司总机的接听及转接和各部门传真件的收发

衡量标准

1、 电话铃响三声之内接听，并报“你好！”准确转接 2、 熟悉了解各部门各员工的工作职能

3、 传真件收发工作须在半小时之内完成，将收到的传

真件准确地将给相关人员

总部客户来访接待 1、 面带笑容，主动起立接待来访客户。 2、 使用礼貌用语

3、 五指并拢向客户指引去处

负责办公室白板上通知、文件的粘贴和取收 通知文件在下发后半小时内粘贴，通知过期后即取下，文件在公布后一周内取下

公司各类文件、资料、通知的收发工作 发放工作须在一个工作日内完成，如遇紧急文件、通知等须在半个工作日内完成

各类常规通知（培训、会议和盘点等）和证明（介绍信、通讯类证明）的拟稿和传达

1、语句通顺，无错别字和漏字，表达的意思清晰明确 2、每月29或30日下发放______盘点通知，一般情况是30或31日停货盘点；如遇季末或节日就为月末30或31日晚上或月初1日晚上进行盘点，不可工作日停货盘点

根据经理给出相关业务（如新品发布等信息）内容用短信平台（企信通）发送短信

短信内容简洁明晰，字数不超过70字。接到短信发送任务后当天内完成。

职 责 二

职责表述：负责相关资料的汇总管理工作

工作任务

负责全体员工当月考勤情况的监督和汇总；

使用。

员工通讯录的制作和发放

1、当有新员工入职公司，接到资料后立即将电话号码和生日录入在通讯录中。

2、收到员工的电话号码进行更换的信息后次日完成通讯录的修改工作，并在白板上注明更换信息。

衡量标准

保证打卡记录准时递交总经理；保证新员工能够有新卡


职 责 三

职责表述：负责办公耗品管理和营运物品收发工作

工作任务

办公耗品、工作服、销售小票、验收、登记、保管与发放

衡量标准

及时补充库存量，保证各部门正常使用量。耗品及店面营运物品在购回后一个工作日内完成入库工作；登记工作应在员工领用后的一个工作日内完成

负责将各部门办公耗品和礼品领用情况进行费用汇总统计及分配 公司礼品库管理

每月末最后一天对库存的办公耗品和礼品进行盘点并做好盘点表

公司图书目录的整理和借阅手续办理

次月2日前汇总完毕并报财务部，做到数据准确无误

严格按照礼品领用流程管理和发放礼品 实物数量应与帐本数量完全吻合

在购回新书的当日于半个工作日内将录入新目录，并在白板上写出新书入库的通知

员工名片的印制 收到名片印制通知后二天内完成并送达员工处，保证内容无误，及时做好名片印制的登记和追踪工作，便于行政干事月末与供应商核算结帐

提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单、工休单、请假单等办公单据的速印

保证各类单据的正常使用量。提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单由____速印；工休单和请假单自行复印即可

员工培训、开会时快餐盒饭的订购和结算 电科门禁卡的保管、登记和发放

熟悉了解各快餐店的电话

门禁卡领用台帐清晰，保管数量准确无误

职 责 四

职责表述：负责公司总部办公环境的保洁、营造，复印机、饮水机办公设备的日常维护

工作任务

负责维护501办公室、会议室、洽谈区卫生环境，并协助和监督保洁员做好清洁工作

衡量标准

合理安排，时刻保持地面无污迹，保持总经理室、会议室和洽谈室无杂物，客户离开上述地点后及时（不超过半小时）清理水杯、烟蒂等物品。

定期对办公室摆放的花卉进行更换；及时定购饮用水，定期对饮水机进行清洁

1、一季度更换一次花卉品种，每周进行花卉护理。 2、保证饮用水的正常供应量，每月清洁一次；每季度对外询问市面价格一次，尽量保证水价的合理性

协助各部门员工正确使用复印机 对复印机使用量进行预估，做好加碳粉的准备工作，保证复印机的正常使用

职责五 岗位权限 任职条件 教育水平

职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜

公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权 公司图书库，办公易、损耗用品监控权

中专以上、专业不限

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