发文处理流程

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发文处理流程

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。

一、公司所发出的一切文件材料，统称发文。公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司印发的公文由行政办统筹管理，各部门一律不得自行发送公文。公文字号由行政办根据不同部室统一编制，涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政办以公司名义发文。

一般事务性文件的发文，应事先向分管矿领导提出口头申请；公文及各种规章制度的发文，应事先向先向分管矿领导提出口头申请，并征求矿长意见。征得同意后进入发文程序。

一般材料加盖部门公章内部传送，不出红头文。

二、发文处理包括:拟稿、核稿、会签、复核、签发、编号、校对、打印、用印、登记、分发、归档等环节。

（一）拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，拟稿人必须十分认真细致。

各类文件拟稿承办部门

①. 公司对外文件由行政办或相关业务负责人负责拟稿； ②. 各部室对外文件由各部室负责拟稿；




③. 各种一般事务性文件，由相关部门拟稿。 ④. 公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文稿拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。

（二）核稿。即对文件草稿进行审核。各部室需以公司名义发文时，由各部室负责人依据公文的基本要求，对草稿的格式、内容等进行全面的审核，并说明发文内容、对象、性质等，而后送交分管矿领导。

（三）会签。分管矿领导在发文卡片上签字，核定发文性质、内容、对象等。拟稿人在分管矿领导会签后送行政办复核。

（四）复核。行政办负责人在文稿未送矿长审批之前，依据公文的基本要求，进行全面的复核。

（五）签发。签发是矿长对文稿的最后审批，文件草稿经矿长签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。

（六）编号。文稿经矿长签发后，由收发员进行编号登记，防止发文混乱。

（七）校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节，要坚持校对。一校由拟稿人员进行；二校由收发员进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制




发的最后一关。

（八）打印。即对经校对后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1、必须以经矿长签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经矿长批准。

2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。 3、注意保密，不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板要管理好，废页要及时的在碎纸机上碎掉，防止泄密。

（九）用印。即在制成的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即 “上不压正文，下要骑年盖月”。

（十）分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。

（十一）归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。除打印出一份正文归档外，还应另存为DOC格式电子文档（word）文件并按月份保存，便于调阅。

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